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Navigation: Notes de frais > Gérer les dépenses non réclamées

Ajouter une dépense non réclamée

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Barre de menus : RH global

Menu : Salariés > Dépenses non réclamées

À partir de ce menu, vous pouvez rapidement ajouter des dépenses non réclamées (monétaires ou kilométriques) pour certains employés, et y associer tous les documents justificatifs requis. Une dépense non réclamée est une dépense qui n'est pas liée à une note de frais. Une fois que les dépenses non réclamées ont été ajoutées, vous pouvez les réclamer en les associant à une note de frais.

Astuce

Note : Selon les processus en vigueur dans votre entreprise, il est possible qu'un workflow d'autorisation spéciale soit en vigueur, par exemple pour que toutes les dépenses dépassant 100 € soient validées par le supérieur hiérarchique de l'employé qui a soumis la dépense.

La configuration du workflow d'autorisation spéciale est optionnelle.

Ajouter une dépense monétaire

1.Choisir Salariés > Dépenses non réclamées dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer Ajouter.

3.Sélectionner l'employé pour qui la dépense non réclamée doit être ajoutée.

4.Sélectionner Dépense monétaire.

5.Sélectionner la catégorie de frais et la nature de frais requises.

Résultat : L'écran de saisie de la dépense s'affiche. Par défaut, le statut de cette dépense est A compléter.

6.Vérifier les informations de base sur la dépense.

Champ

Description

N° de la dépense *

Champ en Lecture seule qui indique le numéro unique de la dépense. Ce numéro est généré automatiquement par le système.

Catégorie de frais *

La catégorie de frais sélectionnée précédemment est reportée, mais elle peut être modifiée, par exemple, si vous ajoutez une seconde dépense pour une autre catégorie de frais après avoir cliqué Enregistrer et ajouter.

Nature de frais

La nature de frais sélectionnée précédemment est reportée, mais elle peut être modifiée, par exemple, si vous ajoutez une seconde dépense pour une autre nature de frais après avoir cliqué Enregistrer et ajouter.

Date de la dépense *

Par défaut, la date du jour est affichée, mais elle peut être modifiée, par exemple, si vous ajoutez une dépense non réclamée pour la journée précédente.

7.Saisir les champs obligatoires dans la dépense monétaire.

Attention

Attention : Votre administrateur a pu rendre d'autres champs obligatoires.

Vous pouvez enregistrer la dépense sans remplir les champs obligatoires. Par exemple, si la saisie d'un document justificatif est obligatoire, mais que vous n'avez pas encore numérisé ou photographié ce document, vous pouvez quand même enregistrer la dépense. Celle-ci aura le statut A compléter. Vous devrez ensuite modifier la dépense afin d'y ajouter le document justificatif requis.

Champs obligatoires dans la dépense monétaire

Astuce

Note : Pour faciliter la saisie, vous n'avez pas à saisir à la fois le montant hors taxes et le montant toutes taxes comprises.

•Si vous connaissez le montant hors taxes, il vous suffit de le saisir, puis le système peut calculer automatiquement les montants toutes taxes comprises.

•Si vous connaissez le montant toutes taxes comprises, il vous suffit de le saisir, puis le système peut calculer automatiquement les montants hors taxes.

Nom du champ obligatoire	Utilisation
Montant à rembourser	Champ en Lecture seule qui permet à l'employé de visualiser le montant qui lui sera remboursé.
Montant HT (Hors taxes)	Permet à l'employé de saisir le montant hors taxes.
Montant TTC (Toutes taxes comprises)	Permet à l'employé de saisir le montant toutes taxes comprises.
Devise	Permet à l'employé de sélectionner la devise dans laquelle la dépense a été faite. Seules les devises utilisées dans les régions d'utilisation en vigueur peuvent être sélectionnées. Bien qu'une valeur par défaut puisse être sélectionnée, le système affichera par défaut dans la dépense la devise de l'employé, c'est-à-dire la devise sélectionnée dans le niveau 4 de la structure administrative (Etablissement) dans lequel le dossier de l'employé est créé. Si la case Permettre de réclamer une dépense dans une autre devise que la devise de l'employé est cochée dans le modèle de notes de frais attribué à l'employé, l'employé pourra sélectionner une autre devise dans la dépense.
Taux de la devise	Champ en Lecture seule qui permet à l'employé de visualiser le taux de change de la devise sélectionnée qui est en vigueur à la date de la dépense.

8.Saisir les informations complémentaires sur la dépense.

Astuce

Note : Les informations complémentaires devant être saisies peuvent varier en fonction de la nature de frais sélectionnée dans la dépense. Par exemple, pour une dépense dont la nature de frais est Frais de représentation (repas), les champs d'informations sur le nombre d'invités (internes ou externes) peuvent être affichés, tandis que ces champs peuvent être cachés si la nature de frais sélectionnée est Frais de transport.

9.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la dépense non réclamée ou Enregistrer et ajouter pour sauvegarder la dépense non réclamée, puis ajouter une nouvelle occurrence.

Résultat : Un message peut s'afficher si la dépense ne respecte pas les règles de validation de base ou les règles avancées définies pour la nature de frais sélectionnée, par exemple, si le montant de la dépense dépasse le montant maximum permis pour la nature de frais sélectionnée. Ce message peut :

•Être bloquant : Il s'affiche en rouge. Dans ce cas, modifier la dépense afin de l'enregistrer.

•Être affiché à indicatif seulement : Il s'affiche en orange. Dans ce cas, cliquer de nouveau Enregistrer pour sauvegarder la dépense.

10.Si un workflow d'autorisation spéciale a été configuré, le message suivant s'affiche : « Cette dépense doit obtenir une autorisation spéciale pour être réclamée dans une note de frais. Voulez-vous continuer et lancer le processus d'autorisation spéciale? »

•Cliquer OK pour démarrer le worklow.

•Cliquer Annuler pour revenir à la dépense.

Résultat : Lorsque la dépense est enregistrée, elle prend l'un des statuts suivants :

•A compléter (si certains des champs obligatoires n'ont pas été remplis);

•À réclamer (si tous les champs obligatoires ont été remplis, mais qu'aucun workflow d'autorisation spéciale n'est requis dans votre entreprise);

•En attente de vérification (si un workflow d'autorisation spéciale est requis dans votre entreprise).

Ajouter une dépense kilométrique

Si vous ajoutez une dépense kilométrique à partir du menu Salariés > Dépenses non réclamées, vous devrez définir le trajet effectué afin que le système calcule automatiquement la distance parcourue, le montant à rembourser pour la dépense courante, le montant réclamé depuis le début de l'année, ainsi que les cumulatifs depuis le début de l'année.

1.Choisir Salariés > Dépenses non réclamées dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer Ajouter.

3.Sélectionner l'employé pour qui la dépense non réclamée doit être ajoutée.

4.Sélectionner Dépense kilométrique.

5.Sélectionner la catégorie de frais et la nature de frais requises.

Résultat : L'écran de saisie de la dépense s'affiche. Par défaut, le statut de cette dépense est A compléter.

6.Vérifier les informations de base sur la dépense.

Champ

Description

N° de la dépense *

Champ en Lecture seule qui indique le numéro unique de la dépense. Ce numéro est généré automatiquement par le système.

Catégorie de frais *

Nature de frais

Date de la dépense *

Par défaut, la date du jour est affichée, mais elle peut être modifiée, par exemple, si vous ajoutez une dépense non réclamée pour la journée précédente.

7.Saisir les champs obligatoires dans la dépense kilométrique.

Attention

Attention : Votre administrateur a pu rendre d'autres champs obligatoires.

Vous pouvez enregistrer la dépense sans remplir les champs obligatoires. Par exemple, si la saisie d'un client ou d'un projet est obligatoire, mais que vous n'avez pas encore entré cette information, vous pouvez quand même enregistrer la dépense. Celle-ci aura le statut A compléter. Vous devrez ensuite modifier la dépense afin d'y ajouter les informations obligatoires manquantes.

Champs obligatoires dans la dépense kilométrique

Nom du champ obligatoire

Utilisation

Montant à rembourser

Champ en Lecture seule qui permet à l'employé de visualiser le montant qui lui sera remboursé.

Cumulatif au départ

Champ en Lecture seule qui permet à l'employé de visualiser le nombre total de kilomètres parcourus depuis le début de la période de référence (au début du trajet en cours).

Cumulatif à l'arrivée

Champ en Lecture seule qui permet à l'employé de visualiser le nombre total de kilomètres parcourus depuis le début de la période de référence (à la fin du trajet en cours).

Distance parcourue

Champ en Lecture seule qui permet à l'employé de visualiser le nombre de kilomètres correspondant au trajet en cours.

Montant réclamé depuis le début de la période

Champ en Lecture seule qui permet à l'employé de visualiser le montant total des remboursements qu'il a eus depuis le début de la période de référence.

Facteur d'indemnité kilométrique

Champ en Lecture seule qui permet à l'employé de visualiser le facteur d'indemnité kilométrique utilisé pour calculer le montant qui lui sera remboursé. Ce facteur d'indemnité kilométrique est saisi dans le dossier de l'employé.

Astuce

Note : La période de référence prise en compte pour les champs Cumulatif au départ, Cumulatif à l'arrivée et Montant réclamé depuis le début de la période est définie à l'aide des périodes du calendrier sélectionné dans le paramètre Calendrier sur lequel sera basé le cumulatif de la distance parcourue pour le calcul des indemnités kilométriques dans le modèle de notes de frais attribué à l'employé

8.Définir le trajet.

Astuce

Note : Pour que le montant à rembourser puisse être calculé dans la dépense kilométrique, chaque trajet doit comprendre au moins un point de départ et un point d'arrivée. Cependant, vous pouvez ajouter de multiples points d'arrêt dans votre trajet, par exemple, si vous vous déplacez chez deux clients dans la même journée.

Définition du trajet

Opération

Procédure

Sélectionner le point de départ

Vous pouvez sélectionner le point de départ parmi les points d'arrêt que l'employé s'est créés.

1.Dans la section Trajet, cliquer Loupe .

Résultat : Les points d'arrêt s'affichent, qu'ils s'agissent des points d'arrêt ajoutés dans les favoris de l'employé, les points d'arrêt récents de l'employé ou les points d'arrêt système.

2.Choisir le point d'arrêt de votre choix, puis cliquer Sélectionner.

Résultat : L'adresse de ce point d'arrêt s'affiche.

Sélectionner un point d'arrêt

1.Dans la section Trajet, cliquer Ajouter un point d'arrêt.

2.Sélectionner l'adresse du point d'arrêt à l'aide d'une des méthodes suivantes.

•Cliquer Me localiser pour que le système géolocalise votre position afin que l'adresse correspondante soit reportée dans le point d'arrêt.

•Cliquer Mes points d'arrêt pour que le système affiche vos points d'arrêt.

•Saisir l'adresse manuellement dans le champ Point d'arrêt. Sélectionner l'adresse requise.

3.Cliquer Enregistrer.

Résultat : L'adresse de ce point d'arrêt s'affiche. À côté de l'adresse, la distance estimée s'affiche.

4.Au besoin, modifier la distance estimée affichée à côté de l'adresse, par exemple, si le trajet a été plus long, car des déviations ont été nécessaires en raison de travaux ou de bouchons de circulation.

Résultat : La distance réellement parcourue s'affiche dans le champ Distance parcourue.

Effectuer un aller-retour entre le point de départ et le point d'arrêt

1.Cocher la case Aller-retour pour que le système calcule la distance totale entre le point de départ et le point d'arrêt.

Ajouter un nouveau point d'arrêt

Si le point de départ ou le point d'arrivée n'a pas déjà été ajouté dans vos points d'arrêt vous pouvez l'ajouter.

1.Dans la section Trajet, cliquer Ajouter un point d'arrêt.

2.Saisir le nom du point d'arrêt.

3.Indiquer l'adresse requise à l'aide d'une des méthodes suivantes.

•Cliquer Mes points d'arrêt pour que le système affiche vos points d'arrêt.

•Saisir l'adresse manuellement dans le champ Point d'arrêt. Sélectionner l'adresse requise.

4.Cliquer Ajouter aux favoris pour que ce point d'arrêt figure dans vos favoris.

5.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le point d'arrêt.

Modifier l'ordre des points d'arrêt

Si au moins un point de départ et un point d'arrêt ont été ajoutés, vous pouvez modifier leur ordre à l'aide d'un glisser-déposer.

1.Dans la section Trajet, sélectionner le point de départ ou le point d'arrêt qui doit être déplacé.

2.Glisser-déposer le point de départ ou le point d'arrêt dans l'ordre requis pour le trajet.

Supprimer un point de départ ou un point d'arrêt

1.Dans la section Trajet, cliquer Supprimer pour le point de départ ou le point d'arrêt devant être supprimé.

9.Saisir les informations complémentaires sur la dépense.

Astuce

10.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la dépense non réclamée ou Enregistrer et ajouter pour sauvegarder la dépense non réclamée, puis ajouter une nouvelle occurrence.

•Être bloquant : Il s'affiche en rouge. Dans ce cas, modifier la dépense afin de l'enregistrer.

•Être affiché à indicatif seulement : Il s'affiche en orange. Dans ce cas, cliquer de nouveau Enregistrer pour sauvegarder la dépense.

11.Si un workflow d'autorisation spéciale a été configuré, le message suivant s'affiche : « Cette dépense doit obtenir une autorisation spéciale pour être réclamée dans une note de frais. Voulez-vous continuer et lancer le processus d'autorisation spéciale? »

•Cliquer OK pour démarrer le worklow.

•Cliquer Annuler pour revenir à la dépense.

Résultat : Lorsque la dépense est enregistrée, elle prend l'un des statuts suivants :

•A compléter (si certains des champs obligatoires n'ont pas été remplis);

•À réclamer (si tous les champs obligatoires ont été remplis, mais qu'aucun workflow d'autorisation spéciale n'est requis dans votre entreprise);

•En attente de vérification (si un workflow d'autorisation spéciale est requis dans votre entreprise).

Ajouter une note dans une dépense

Vous pouvez ajouter une note dans une dépense, par exemple une explication détaillée. Pour chaque note ajoutée, le système affiche le nom de l'utilisateur qui a effectué l'ajout, ainsi que la date à laquelle la note a été ajoutée.

Astuce

Note : La note peut aussi être ajoutée en cliquant sur l'icône Note qui est visible dans la colonne Notes de la grille visible dans le menu Dépenses non réclamées.

1.Choisir Salariés > Dépenses non réclamées dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder à la dépense pour laquelle la note doit être ajoutée.

3.Saisir la note sous le champ Ajouter une note, puis cliquer Ajouter pour confirmer l'ajout.

4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la dépense non réclamée.

Ajouter un document justificatif dans une dépense

Vous pouvez ajouter un document justificatif à une dépense, par exemple une facture numérisée d'un repas au restaurant.

1.Choisir Salariés > Dépenses non réclamées dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder à la dépense pour laquelle le document justificatif doit être ajouté.

3.Ajouter le document justificatif en utilisant l'une des méthodes ci-dessous.

Méthode

Procédure

Glisser-déposer le fichier

1.Sélectionner le fichier à ajouter dans l'explorateur de fichiers.

2.Glisser-déposer le fichier dans la section Documents justificatifs.

Résultat : Le document sera alors listé dans la section Documents justificatifs.

Sélectionner le fichier à l'aide du raccourci Parcourir

1.Cliquer Parcourir dans la section Documents justificatifs.

2.Localiser le document et cliquer Ouvrir.

Résultat : Le document sera alors listé dans la section Documents justificatifs.

4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la dépense non réclamée.

Informations complémentaires pouvant être saisies dans une dépense

Les champs affichés dans la dépense dépendent du paramétrage fait dans la nature de frais choisie par l'employé.

Astuce

Note : Certains champs d'informations complémentaires ne sont pas visibles dans les dépenses kilométriques.

Informations complémentaires

Utilisation

Dépense monétaire

Dépense kilométrique

Activité

Permet à l'employé de sélectionner l'activité applicable, par exemple Réunion.

Oui

Client

Permet à l'employé de sélectionner le client applicable, par exemple CarburEX.

Oui

Commentaires

Permet à l'employé de saisir des commentaires dans un champ texte. 1

Oui

Document justificatif

Permet à l'employé d'ajouter un document justificatif dans la dépense, par exemple la facture pour un repas.

Oui

Facturable

Permet à l'employer de cocher une case qui indique que la dépense est facturable, habituellement pour le client sélectionné dans la dépense.

Oui

Fournisseur

Permet à l'employé de sélectionner le fournisseur applicable, par exemple Groupe TransAlp.

Oui

Non

Invités externes

Permet à l'employé de saisir les noms des invités externes dans la dépense. 1

Oui

Non

Invités internes

Permet à l'employé de saisir les noms des invités internes dans la dépense. 1

Oui

Non

Mode de paiement

Permet à l'employé de choisir l'une des valeurs suivantes dans une liste déroulante : Carte de crédit ou En espèce. Si le mode de paiement Carte de crédit est choisi, l'employé doit ensuite sélectionner la carte de crédit qui a été définie dans son dossier.

Oui

Non

Motif

Permet à l'employé de saisir un motif dans un champ texte. 1

Oui

Nombre d'invités externes

Permet à l'employé de saisir le nombre d'invités externes dans la dépense. 1

Oui

Non

Nombre d'invités internes

Permet à l'employé de saisir le nombre d'invités internes dans la dépense. 1

Oui

Non

Notes

Permet à l'employé d'ajouter une note dans la dépense.

Oui

Payable

Permet à l'employé de cocher une case qui précise si la dépense est payable ou non à l'employé.

Note : Cette colonne est uniquement utilisée si vous exportez les données des dépenses pour la facturation ou la paie.

Oui

Projet

Permet à l'employé de sélectionner le projet applicable, par exemple Projet ABC.

Oui

Quantité payée

Permet à l'employé d'indiquer la quantité qui doit être payée, par exemple 2 nuits à l'hôtel.

Oui

Non

1	Aucune valeur par défaut ne peut être sélectionnée pour ce champ d'information complémentaire.

Résumé des règles de saisie dans la dépense

Action

Procédure

Sélectionner un choix dans une liste déroulante

1.Cliquer sur la flèche pour faire défiler les choix.

2.Sélectionner le choix requis dans la liste déroulante.

1.Cliquer dans la liste déroulante.

2.Taper des caractères figurant dans le choix requis.

Astuce

Note : Il n'est pas nécessaire de taper les premiers caractères du choix requis. Par exemple, si le choix requis est Facturation dans les filiales internationales, vous pouvez repérer ce choix en tapant uniquement filiale.

3.Sélectionner le choix requis dans la liste déroulante.

Effacer des données dans une dépense

Liste déroulante

1.Cliquer sur la flèche pour faire défiler les choix.

2.Sélectionner <Aucun> dans la liste déroulante.

3.Cliquer Enregistrer pour enregistrer la dépense.

Champ texte

1.Sélectionner l'information dans la ligne.

2.Effacer à l'aide de la touche Suppr du clavier.

Statuts possibles pour une dépense

La dépense peut avoir l'un des statuts suivants :

Statut

Icône

Modifications possibles?

Signification

A compléter

expense_status_to_complete

Oui

Statut attribué par défaut à une dépense non réclamée lorsqu'elle est ajoutée.

Les champs obligatoires n'ont pas été remplis.

À réclamer

expense_status_to_claim

Oui

Statut attribué si toutes les conditions suivantes sont respectées et qu'aucun workflow d'autorisation spéciale n'est requis

•La dépense n'est pas encore liée à une note de frais.

•Tous les champs obligatoires de la dépense ont été renseignés.

•Aucune règle de validation bloquante n'empêche l'enregistrement de la dépense.

Statut attribué si toutes les conditions suivantes sont respectées et qu'un workflow d'autorisation spéciale est requis

•La dépense n'est pas encore liée à une note de frais.

•Tous les champs obligatoires de la dépense ont été renseignés.

•Aucune règle de validation bloquante n'empêche l'enregistrement de la dépense.

•Le workflow d'autorisation spéciale a été approuvé.

Validée

Non

Statut attribué dans les cas suivants :

•Une dépense non réclamée dont le statut est À réclamer est associée à une note de frais.

•Un employé ajoute une dépense à partir d'une note de frais.

•L'approbateur attribue le statut Validée à une dépense pendant le cycle d'approbation, c'est-à-dire pendant que le statut de cette note de frais est En attente d'approbation. Par exemple, il avait attribué le statut Refusée à une dépense, puis il se ravise et remet le statut de la dépense à Validée.

En attente de vérification

Oui

Statut attribué si toutes les conditions suivantes sont respectées :

•La dépense n'est pas encore liée à une note de frais.

•Tous les champs obligatoires de la dépense ont été renseignés.

•Aucune règle de validation bloquante n'empêche l'enregistrement de la dépense.

•Un workflow d'autorisation spéciale a été démarré sur la dépense, mais l'approbateur n'a pas encore approuvé ou refusé cette dépense.

Refusée

Vérification refusée

Non

Statut attribué dans le cas suivant :

•Un approbateur a refusé la dépense.

•Un approbateur a refusé la note de frais (en cas de refus de cette note de frais, toutes les dépenses liées sont également refusées).

Vérification refusée

Non

Statut attribué si toutes les conditions suivantes sont respectées :

•La dépense n'est pas encore liée à une note de frais.

•Tous les champs obligatoires de la dépense ont été renseignés.

•Aucune règle de validation bloquante n'empêche l'enregistrement de la dépense.

•Un workflow d'autorisation spéciale a été démarré sur la dépense et l'approbateur a refusé la dépense.

Voir aussi...

Modifier une dépense non réclamée

Supprimer une dépense non réclamée

Filtrer les dépenses non réclamées

Recréer une dépense à partir d'une dépense refusée

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