SIGMA-RH

1.Choisir Salariés > Liste des notes de frais dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer Ajouter.

3.Sélectionner l'employé pour qui l'ajout de cette note de frais doit être fait.

4.Sélectionner la période pour cette note de frais, puis cliquer Enregistrer.

Résultat : L'écran d'édition d'une note de frais s'affiche.

Fenêtres flottantes secondaires

5.Au besoin, associer une dépense non réclamée à cette note de frais.

6.Au besoin, ajouter de nouvelles dépenses (monétaires ou kilométriques) à cette note de frais.

7.Au besoin, supprimer des dépenses ajoutées dans cette note de frais.

8.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la note de frais.

1.Choisir Salariés > Liste des notes de frais dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer sur la note de frais de votre choix.

Résultat : L'écran d'édition d'une note de frais s'affiche.

3.Cliquer l'onglet Dépenses prêtes à être réclamées.

Résultat : Le système affiche uniquement les dépenses ayant le statut À réclamer dont la date est incluse dans la période sélectionnée dans la note de frais.

4.Cocher la case de la dépense ou des dépenses qui doivent être ajoutées dans la note de frais.

5.Cliquer Réclamer la dépense.

Résultat : La dépense s'affiche désormais dans l'onglet Dépenses réclamées dans cette note de frais. Elle n'est plus affichée dans l'onglet Dépenses prêtes à être réclamées. Elle a le statut Validée.

1.Choisir Salariés > Liste des notes de frais dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer sur la note de frais de votre choix.

Résultat : L'écran d'édition d'une note de frais s'affiche.

Fenêtres flottantes secondaires

3.Cliquer l'onglet Dépenses réclamées dans cette note de frais.

4.Cliquer Ajouter.

5.Sélectionner Dépense monétaire.

6.Sélectionner la catégorie de frais et la nature de frais requises.

Résultat : L'écran de saisie de la dépense s'affiche. Par défaut, le statut de cette dépense est A compléter.

7.Vérifier les informations de base sur la dépense.

8.Saisir les champs obligatoires dans la dépense monétaire.

Champs obligatoires dans la dépense monétaire

9.Saisir les informations complémentaires sur la dépense.

10.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la dépense ou Enregistrer et ajouter pour sauvegarder la dépense, puis ajouter une nouvelle occurrence.

Résultat : Un message peut s'afficher si la dépense ne respecte pas les règles de validation de base ou les règles avancées définies pour la nature de frais sélectionnée, par exemple, si le montant de la dépense dépasse le montant maximum permis pour la nature de frais sélectionnée. Ce message peut :

•Être bloquant : Il s'affiche en rouge. Dans ce cas, modifier la dépense afin de l'enregistrer.

•Être affiché à indicatif seulement : Il s'affiche en orange. Dans ce cas, cliquer de nouveau Enregistrer pour sauvegarder la dépense.

11.Si un workflow d'autorisation spéciale a été configuré, le message suivant s'affiche : « Cette dépense doit obtenir une autorisation spéciale pour être réclamée dans une note de frais. Voulez-vous continuer et lancer le processus d'autorisation spéciale? »

•Cliquer OK pour démarrer le worklow.

•Cliquer Annuler pour revenir à la dépense.

Résultat : Lorsque la dépense est enregistrée, elle prend l'un des statuts suivants :

•Validée (si tous les champs obligatoires ont été remplis, mais qu'aucun workflow d'autorisation spéciale n'est requis dans votre entreprise);

•En attente de vérification (si un workflow d'autorisation spéciale est requis dans votre entreprise). Lorsqu'une dépense a ce statut, elle n'est pas visible dans la note de frais, mais uniquement dans les dépenses non réclamées.

Si vous ajoutez une dépense kilométrique à partir d'une note de frais, vous devrez définir le trajet effectué afin que le système calcule automatiquement la distance parcourue, le montant à rembourser pour la dépense courante, le montant réclamé depuis le début de l'année, ainsi que les cumulatifs depuis le début de l'année.

1.Choisir Salariés > Liste des notes de frais dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer sur la note de frais de votre choix.

Résultat : L'écran d'édition d'une note de frais s'affiche.

Fenêtres flottantes secondaires

3.Cliquer l'onglet Dépenses réclamées dans cette note de frais.

4.Cliquer Ajouter.

5.Sélectionner Dépense kilométrique.

6.Sélectionner la catégorie de frais et la nature de frais requises. Au besoin, sélectionner un des trajets disponibles.

Résultat : L'écran de saisie de la dépense s'affiche. Par défaut, le statut de cette dépense est A compléter.

7.Vérifier les informations de base sur la dépense.

8.Saisir les champs obligatoires dans la dépense kilométrique.

Champs obligatoires dans la dépense kilométrique

9.Définir le trajet.

Définition du trajet

10.Saisir les informations complémentaires sur la dépense.

11.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la dépense ou Enregistrer et ajouter pour sauvegarder la dépense, puis ajouter une nouvelle occurrence.

Résultat : Un message peut s'afficher si la dépense ne respecte pas les règles de validation de base ou les règles avancées définies pour la nature de frais sélectionnée, par exemple, si le montant de la dépense dépasse le montant maximum permis pour la nature de frais sélectionnée. Ce message peut :

•Être bloquant : Il s'affiche en rouge. Dans ce cas, modifier la dépense afin de l'enregistrer.

•Être affiché à indicatif seulement : Il s'affiche en orange. Dans ce cas, cliquer de nouveau Enregistrer pour sauvegarder la dépense.

12.Si un workflow d'autorisation spéciale a été configuré, le message suivant s'affiche : « Cette dépense doit obtenir une autorisation spéciale pour être réclamée dans une note de frais. Voulez-vous continuer et lancer le processus d'autorisation spéciale? »

•Cliquer OK pour démarrer le worklow.

•Cliquer Annuler pour revenir à la dépense.

Résultat : Lorsque la dépense est enregistrée, elle prend l'un des statuts suivants :

•Validée (si tous les champs obligatoires ont été remplis, mais qu'aucun workflow d'autorisation spéciale n'est requis dans votre entreprise);

•En attente de vérification (si un workflow d'autorisation spéciale est requis dans votre entreprise). Lorsqu'une dépense a ce statut, elle n'est pas visible dans la note de frais, mais uniquement dans les dépenses non réclamées.

Vous pouvez ajouter une note dans une dépense, par exemple une explication détaillée. Pour chaque note ajoutée, le système affiche le nom de l'utilisateur qui a effectué l'ajout, ainsi que la date à laquelle la note a été ajoutée.

1.Choisir Salariés > Liste des notes de frais dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer l'onglet Dépenses réclamées dans cette note de frais.

3.Accéder à la dépense pour laquelle la note doit être ajoutée.

4.Saisir la note sous le champ Ajouter une note, puis cliquer pour confirmer l'ajout.

5.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la dépense.

Vous pouvez ajouter un document justificatif dans une dépense, par exemple une facture numérisée d'un repas au restaurant.

1.Choisir Salariés > Liste des notes de frais dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer l'onglet Dépenses réclamées dans cette note de frais.

3.Accéder à la dépense pour laquelle le document justificatif doit être ajouté.

4.Ajouter le document justificatif en utilisant l'une des méthodes ci-dessous.

5.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la note de frais.

Tant que la note de frais a le statut En attente d'envoi, vous pouvez supprimer les dépenses associées.

1.Choisir Salariés > Liste des notes de frais dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer sur la note de frais de votre choix.

3.Cliquer l'onglet Dépenses réclamées dans cette note de frais.

4.Cocher la case de la dépense qui doit être supprimée.

5.Cliquer Supprimer.

6.Choisir l'option requise.

7.Cliquer Enregistrer.

Les statuts suivants peuvent être attribués à une note de frais :