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Navigation: Notes de frais > Configurer le module Notes de frais

Configurer les natures de frais

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Barre de menus : Configuration

Menu : Notes de frais > Natures de frais

Les natures de frais désignent les différents genres de frais. Chaque nature de frais doit être associée à une catégorie de frais. Par exemple, la catégorie de frais Repas peut être associée aux natures de frais Repas du midi (formation) et Repas du soir (formation).

En plus des champs obligatoires exigés pour les dépenses monétaires ou kilométriques, vous pouvez ajouter des informations complémentaires pour chaque nature de frais, par exemple un champ réservé aux notes ou aux documents justificatifs.

Astuce

Note : Les champs affichés dans la dépense dépendent donc de la nature de frais choisie par l'employé.

Une fois que les natures de frais sont définies, il faut associer les natures de frais (peu importe leur type) aux éléments suivants dans un plan comptable :

•éléments permettant de gérer entre autres l'export comptable des dépenses : comptes de charges et applications de taxes;

•éléments qui déterminent entre autres le nombre maximum de réclamations et les plafonds de réclamation : règles de base et règles avancées dans un modèle de notes de frais.

Ajouter une nature de frais

1.Choisir Notes de frais > Natures de frais dans la barre de menus Configuration.

2.Cliquer Ajouter.

3.Dans la fenêtre flottante secondaire Structure, définir le niveau de structure administrative dans lequel cette nature de frais pourra être utilisée.

Sélection du niveau de structure administrative d'une nature de frais

Niveau de structure par défaut

Le niveau de structure administrative reporté par défaut correspond au niveau de structure choisi dans la fenêtre Structure du menu Notes de frais > Catégories de frais.

Modification possible uniquement à l'ajout

Dès qu'une nature de frais est enregistrée, les utilisateurs ne peuvent plus modifier son niveau de structure.

Respect des droits d'accès de l'utilisateur

L'utilisateur peut uniquement sélectionner les niveaux de structure administrative pour lesquels on lui a donné des droits d'accès.

Par exemple :

•Si l'utilisateur a uniquement accès à un seul établissement, il peut uniquement attribuer ce niveau 4 (Etablissement) aux natures de frais qu'il crée.

•Si l'utilisateur est administrateur et qu'il a accès à tous les niveaux de la structure administrative, il peut attribuer un élément d'un des quatre premiers niveaux dans la structure administrative : Entité légale, Division, Secteur économique ou Etablissement.

Exemples d'impacts du niveau de structure administrative de la nature de frais

•Une nature de frais est associée à un niveau 1 dans la structure administrative (par ex. Entité légale = Entreprise ABC). Elle peut être associée aux éléments de tous les plans comptables, peu importe le niveau 4 (Etablissement) sélectionné dans ces plans comptables.

•Une nature de frais est spécifiquement associée à un niveau 4 dans la structure administrative (par ex. Etablissement = Paris). Elle peut uniquement être associée aux éléments des plans comptables créés dans l'établissement Paris. Elle ne pourra pas être associée aux éléments des plans comptables créés dans un autre niveau 4 dans la structure administrative (par ex. Etablissement = Nantes).

4.Saisir les informations sur la nature de frais.

Astuce

Note : Les informations saisies dans les champs Actif, Catégorie de frais, Type de frais et Plans comptables / Comptes de charges peuvent être utilisés pour filtrer les natures de frais.

Champ

Description

N° de la nature de frais

Saisir un numéro unique pour la nature de frais.

Actif

À l'ajout d'une nature de frais, cette case est cochée. Conserver le statut Actif.

Au besoin, vous pouvez désactiver des natures de frais si elles deviennent désuètes avec le temps.

Catégorie de frais

Sélectionner la catégorie de frais à laquelle la nature de frais doit être associée.

Type de frais

Indiquer si cette nature de frais correspond à des dépenses monétaires ou kilométriques.

Le type de frais contrôle :

•les champs obligatoires visibles dans les dépenses;

•les informations complémentaires pouvant être rendues visibles dans les dépenses.

Nom

Saisir le nom de la nature de frais.

Plans comptables / Comptes de charges

Champ en Lecture seule qui indique les noms des plans comptables et comptes de charges associés à la nature de frais.

Description

Saisir toutes les données requises dans ce champ texte.

Les informations saisies dans ce champ ne sont pas affichées dans les notes de frais. Elles peuvent être utiles pour saisir des commentaires destinés aux gestionnaires qui consulteront la nature de frais.

5.Dans la fenêtre flottante principale Gestion des informations complémentaires, définir les informations additionnelles qui seront visibles dans les dépenses lorsqu'un utilisateur choisira cette nature de frais.

•Section de gauche : Comprend les informations complémentaires qui peuvent être ajoutées.

•Section de droite : Comprend les informations complémentaires qui sont sélectionnées et qui seront visibles aux utilisateurs.

Opération

Procédure

Ajouter un champ d'information complémentaire

1.Sélectionner le champ dans la section de gauche.

2.Cliquer Déplacer vers la droite pour déplacer le champ vers la section de droite.

3.Au besoin, cliquer user_screen_column_to_right_all pour déplacer tous les champs vers la section de droite.

Enlever un champ d'information complémentaire

1.Sélectionner le champ dans la section de droite.

2.Cliquer Déplacer vers la gauche pour déplacer le champ vers la section de gauche.

3.Au besoin, cliquer user_screen_column_to_left_all pour déplacer tous les champs vers la section de gauche.

Modifier l'ordre des informations complémentaires

Vous pouvez sélectionner l'ordre dans lequel les informations complémentaires seront présentées aux utilisateurs.

Déplacer le champ sélectionné vers le haut = Déplacer l'information sélectionnée vers le haut.

Déplacer le champ sélectionné vers le bas. = Déplacer l'information sélectionnée vers le bas.

Déplacer le champ sélectionné en première position. = Déplacer l'information sélectionnée en première position.

Déplacer le champ sélectionné en dernière position. = Déplacer l'information sélectionnée en dernière position.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la nature de frais ou Enregistrer et ajouter pour sauvegarder la nature de frais, puis ajouter une nouvelle occurrence.

Caractéristiques des champs obligatoires

Voici les champs obligatoires selon le type de frais (Monétaire ou Kilométrique) de la nature de frais.

Type de frais

Champs

Monétaire

Nom du champ obligatoire	Utilisation
Montant à rembourser	Champ en Lecture seule qui permet à l'employé de visualiser le montant qui lui sera remboursé.
Montant HT (Hors taxes)	Permet à l'employé de saisir le montant hors taxes.
Montant TTC (Toutes taxes comprises)	Permet à l'employé de saisir le montant toutes taxes comprises.
Devise	Permet à l'employé de sélectionner la devise dans laquelle la dépense a été faite. Seules les devises utilisées dans les régions d'utilisation en vigueur peuvent être sélectionnées. Bien qu'une valeur par défaut puisse être sélectionnée, le système affichera par défaut dans la dépense la devise de l'employé, c'est-à-dire la devise sélectionnée dans le niveau 4 de la structure administrative (Etablissement) dans lequel le dossier de l'employé est créé. Si la case Permettre de réclamer une dépense dans une autre devise que la devise de l'employé est cochée dans le modèle de notes de frais attribué à l'employé, l'employé pourra sélectionner une autre devise dans la dépense.
Taux de la devise	Champ en Lecture seule qui permet à l'employé de visualiser le taux de change de la devise sélectionnée qui est en vigueur à la date de la dépense.

Kilométrique

Nom du champ obligatoire

Utilisation

Montant à rembourser

Champ en Lecture seule qui permet à l'employé de visualiser le montant qui lui sera remboursé.

Cumulatif au départ

Champ en Lecture seule qui permet à l'employé de visualiser le nombre total de kilomètres parcourus depuis le début de la période de référence (au début du trajet en cours).

Cumulatif à l'arrivée

Champ en Lecture seule qui permet à l'employé de visualiser le nombre total de kilomètres parcourus depuis le début de la période de référence (à la fin du trajet en cours).

Distance parcourue

Champ en Lecture seule qui permet à l'employé de visualiser le nombre de kilomètres correspondant au trajet en cours.

Montant réclamé depuis le début de la période

Champ en Lecture seule qui permet à l'employé de visualiser le montant total des remboursements qu'il a eus depuis le début de la période de référence.

Facteur d'indemnité kilométrique

Champ en Lecture seule qui permet à l'employé de visualiser le facteur d'indemnité kilométrique utilisé pour calculer le montant qui lui sera remboursé. Ce facteur d'indemnité kilométrique est saisi dans le dossier de l'employé.

Astuce

Note : La période de référence prise en compte pour les champs Cumulatif au départ, Cumulatif à l'arrivée et Montant réclamé depuis le début de la période est définie à l'aide des périodes du calendrier sélectionné dans le paramètre Calendrier sur lequel sera basé le cumulatif de la distance parcourue pour le calcul des indemnités kilométriques dans le modèle de notes de frais attribué à l'employé

Caractéristiques des informations complémentaires

Les informations complémentaires pouvant être sélectionnées sont différentes selon que le type de frais de la nature de frais est Monétaire ou Kilométrique.

À moins d'avis contraire dans le tableau ci-dessous, les informations complémentaires peuvent :

•être obligatoires;

•être affichés en Lecture seule;

•comporter des valeurs par défaut qui peuvent être modifiées au moment de la saisie des notes de frais.

Informations complémentaires

Utilisation

Dépense monétaire

Dépense kilométrique

Activité

Permet à l'employé de sélectionner l'activité applicable, par exemple Réunion.

Oui

Client

Permet à l'employé de sélectionner le client applicable, par exemple CarburEX.

Oui

Commentaires

Permet à l'employé de saisir des commentaires dans un champ texte. 1

Oui

Document justificatif

Permet à l'employé d'ajouter un document justificatif dans la dépense, par exemple la facture pour un repas.

Oui

Facturable

Permet à l'employer de cocher une case qui indique que la dépense est facturable, habituellement pour le client sélectionné dans la dépense.

Oui

Fournisseur

Permet à l'employé de sélectionner le fournisseur applicable, par exemple Groupe TransAlp.

Oui

Non

Invités externes

Permet à l'employé de saisir les noms des invités externes dans la dépense. 1

Oui

Non

Invités internes

Permet à l'employé de saisir les noms des invités internes dans la dépense. 1

Oui

Non

Mode de paiement

Permet à l'employé de choisir l'une des valeurs suivantes dans une liste déroulante : Carte de crédit ou En espèce. Si le mode de paiement Carte de crédit est choisi, l'employé doit ensuite sélectionner la carte de crédit qui a été définie dans son dossier.

Oui

Non

Motif

Permet à l'employé de saisir un motif dans un champ texte. 1

Oui

Nombre d'invités externes

Permet à l'employé de saisir le nombre d'invités externes dans la dépense. 1

Oui

Non

Nombre d'invités internes

Permet à l'employé de saisir le nombre d'invités internes dans la dépense. 1

Oui

Non

Notes

Permet à l'employé d'ajouter une note dans la dépense.

Oui

Payable

Permet à l'employé de cocher une case qui précise si la dépense est payable ou non à l'employé.

Note : Cette colonne est uniquement utilisée si vous exportez les données des dépenses pour la facturation ou la paie.

Oui

Projet

Permet à l'employé de sélectionner le projet applicable, par exemple Projet ABC.

Oui

Quantité payée

Permet à l'employé d'indiquer la quantité qui doit être payée, par exemple 2 nuits à l'hôtel.

Oui

Non

1	Aucune valeur par défaut ne peut être sélectionnée pour ce champ d'information complémentaire.

Modifier une nature de frais

Vous pouvez modifier une nature de frais tant qu'elle n'a pas été associée à un des éléments du plan comptable. Aucune modification n'est possible dès qu'une nature de frais est associée à un des éléments du plan comptable.

1.Choisir Notes de frais > Natures de frais dans la barre de menus Configuration.

2.Accéder à la nature de frais de votre choix.

3.Apporter les changements requis.

4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la nature de frais.

Filtrer les natures de frais

Vous pouvez filtrer les natures de frais.

Les filtres sélectionnés sont conservés pour la durée de votre connexion à SIGMA-RH. Ils ne sont pas conservés dans vos préférences et s'appliqueront pas lors de vos connexions futures.

1.Choisir Notes de frais > Natures de frais dans la barre de menus Configuration.

2.Utiliser les filtres de recherche en cliquant au-dessus de la grille.

Désactiver une nature de frais

Vous pouvez désactiver une nature de frais qui est désuète et qui ne doit plus être affichée dans l'écran de déclaration d'une dépense. Lorsque la nature de frais est inactive ou que sa catégorie de frais est inactive, la nature de frais ne sera plus disponible dans l'écran de déclaration d'une dépense.

Attention

Attention : Vous ne pouvez pas désactiver une nature de frais si elle a été associée à un des éléments du plan comptable, par exemple à un compte de charges. Si vous voulez désactiver une nature de frais qui a été associée à un des éléments du plan comptable, vous devrez supprimer au préalable l'association entre la nature de frais et l'élément du plan comptable.

1.Choisir Notes de frais > Natures de frais dans la barre de menus Configuration.

2.Accéder à la nature de frais de votre choix.

3.Décocher la case Active.

4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la nature de frais.

Supprimer une nature de frais

Vous pouvez supprimer une nature de frais, par exemple, si elle a été ajoutée par erreur.

Attention

Attention : Vous ne pouvez pas supprimer une nature de frais si elle a été associée à un des éléments du plan comptable, par exemple à un compte de charges. Si une nature de frais a été associée à un des éléments du plan comptable, vous devrez supprimer l'association entre la nature de frais et l'élément du plan comptable. Si des dépenses ont déjà été réclamées pour cette nature de frais, vous pouvez uniquement désactiver la nature de frais; aucune suppression n'est possible.

1.Choisir Notes de frais > Natures de frais dans la barre de menus Configuration.

2.Cocher la case de la nature de frais qui doit être supprimée.

3.Cliquer Supprimer.

Résultat : Un avertissement s'affiche.

4.Cliquer OK.

Résultat : La nature de frais est supprimée.

Voir aussi...

Configurer les catégories de frais

Configurer les facteurs d'indemnités kilométriques

Configurer les plans comptables

Configurer les comptes de charges

Configurer les règles d'application et de récupération des taxes

Configurer les modèles de notes de frais

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