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Navigation: Notes de frais > Configurer le module Notes de frais

Configurer les facteurs d'indemnités kilométriques

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Barre de menus : Configuration

Menu : Notes de frais > Facteurs d'indemnités kilométriques

Les facteurs d'indemnités kilométriques vous permettent de déterminer à quel taux les employés sont indemnisés pour chaque kilomètre réclamé dans une dépense kilométrique.

Chaque facteur peut comprendre :

•une seule indemnité (par exemple, si les employés sont indemnisés à un taux fixe peu importe la distance parcourue);

•plusieurs indemnités (par exemple, si les employés sont indemnisés à un taux de 0,41 pour les 5000 premiers kilomètres, puis à un taux de 0,245 pour chaque kilomètre au-delà de 5000.

Chaque indemnité a une période de validité, ce qui vous permet de gérer les changements de taux qui peuvent être apportés avec le temps.

Une fois que les facteurs d'indemnité kilométrique sont définis, vous devez les attribuer aux employés.

Ajouter un facteur d'indemnité kilométrique

1.Choisir Notes de frais > Facteurs d'indemnités kilométriques dans la barre de menus Configuration.

2.Cliquer Ajouter.

3.Dans la fenêtre flottante secondaire Structure, définir le niveau de structure administrative dans lequel ce facteur d'indemnités kilométriques pourra être utilisé.

Sélection du niveau de structure administrative d'un facteur d'indemnités kilométriques

Niveau de structure par défaut

Le niveau de structure administrative reporté par défaut correspond au niveau de structure choisi dans la fenêtre Structure du menu Notes de frais > Catégories de frais.

Modification possible uniquement à l'ajout

Dès qu'un facteur d'indemnités kilométriques est enregistré, les utilisateurs ne peuvent plus modifier son niveau de structure.

Respect des droits d'accès de l'utilisateur

L'utilisateur peut uniquement sélectionner les niveaux de structure administrative pour lesquels on lui a donné des droits d'accès.

Par exemple :

•Si l'utilisateur a uniquement accès à un seul établissement, il peut uniquement attribuer ce niveau 4 (Etablissement) aux facteurs d'indemnités kilométriques qu'il crée.

•Si l'utilisateur est administrateur et qu'il a accès à tous les niveaux de la structure administrative, il peut attribuer un élément d'un des quatre premiers niveaux dans la structure administrative : Entité légale, Division, Secteur économique ou Etablissement.

Exemples d'impacts du niveau de structure administrative du facteur d'indemnités kilométriques

•Un facteur d'indemnités kilométriques est associé à un niveau 1 dans la structure administrative (par ex. Entité légale = Entreprise ABC). Il peut être attribué à tous les employés, peu importe le niveau 4 (Etablissement) dans lequel le dossier de ces employés a été créé.

•Un facteur d'indemnités kilométriques est spécifiquement associé à un niveau 4 dans la structure administrative (par ex. Etablissement = Paris). Il peut uniquement être attribué aux employés dont le dossier a été créé dans l'établissement Paris. Il ne pourra pas être attribué aux employés dont le dossier a été créé dans un autre niveau 4 dans la structure administrative (par ex. Etablissement = Nantes).

4.Saisir les informations sur le facteur d'indemnité kilométrique.

Champ

Description

N° du facteur *

Saisir un numéro unique pour le facteur d'indemnité kilométrique.

Actif

À l'ajout d'un facteur d'indemnité kilométrique, cette case est cochée. Conserver le statut Actif.

Au besoin, vous pouvez désactiver des facteurs d'indemnités kilométriques s'ils deviennent désuets avec le temps.

Nom *

Saisir le nom du facteur d'indemnité kilométrique.

Commentaires

Saisir toutes les données requises dans ce champ texte.

Les informations saisies dans ce champ ne sont pas affichées dans les notes de frais. Elles peuvent être utiles pour saisir des commentaires destinés aux gestionnaires qui consulteront le facteur d'indemnité kilométrique.

5.Définir le ou les intervalles d'indemnisation dans la fenêtre Indemnités.

•Cliquer Ajouter.

•Saisir les informations sur cet intervalle d'indemnisation.

Champ

Description

N° du facteur

Champ en Lecture seule qui affiche le numéro du facteur auquel l'indemnité est associée.

N° de l'indemnité *

Champ en Lecture seule qui affiche le numéro unique de l'indemnité. La numérotation automatique est faite par le système.

Taux *

Saisir le taux qui doit être utilisé pour calculer le remboursement pour une dépense kilométrique :

•si le nombre de kilomètres entré dans la dépense figure entre les valeurs saisies dans les champs Minimum KM et Maximum KM de l'indemnité;

•si la date de la dépense kilométrique est incluse dans la période de validité définie dans l'indemnité.

Voir un exemple

Minimum KM *

Saisir le nombre minimum de kilomètres s'appliquant à cette indemnité.

Maximum KM

Saisir le nombre maximum de kilomètres s'appliquant à cette indemnité.

Constante *

Saisir une constante qui peut être utilisée lors de calcul du remboursement pour les indemnités kilométriques.

Astuce

Note : Les constantes sont surtout utilisées en France afin de permettre des indemnités kilométriques qui utilisent la méthode de calcul rétroactive. Il se peut que ce champ soit masqué dans votre environnement si vous calculez des indemnités kilométriques pour des employés qui ne sont pas en France.

Période de validité

Indiquer la date de début de la période de validité dans le champ Entre le et, le cas échéant, la date de fin dans le champ Et le.

Seule la date de début est obligatoire.

•Cliquer Enregistrer pour sauvegarder ce niveau d'indemnité.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le facteur d'indemnité kilométrique.

Modifier un facteur d'indemnité kilométrique

Vous pouvez modifier un facteur d'indemnité kilométrique, par exemple, si les taux de remboursement des indemnités sont modifiés à une date donnée.

Astuce

Note : Si les taux de remboursement sont modifiés, vous devez saisir une date de fin à la période de validité de l'indemnité actuelle, puis ajouter une nouvelle indemnité avec une nouvelle période de validité.

Exemple

•Avant le 15 septembre 2021, les employés étaient indemnisés à un taux de 0,41 pour les 5000 premiers kilomètres. À compter du 15 septembre 2021, ce taux passe à 0,45.

•Dans l'indemnité actuelle, indiquer le 14 septembre 2021 dans le champ Et le pour la période de validité.

•Ajouter une nouvelle indemnité et indiquer le 15 septembre 2021 dans le champ Entre le pour la période validité.

Attention

Attention : Aucune modification n'est pas permise dans les cas suivants :

•Le niveau de structure administrative d'un facteur d'indemnité kilométrique ne peut pas être modifié une fois que le facteur est enregistré.

•Le numéro du facteur d'indemnité kilométrique ne peut plus être modifié une fois qu'il a été saisi dans une dépense.

1.Choisir Notes de frais > Facteurs d'indemnités kilométriques dans la barre de menus Configuration.

2.Apporter les changements requis.

3.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le facteur d'indemnité kilométrique.

Désactiver un facteur d'indemnité kilométrique

Vous pouvez désactiver un facteur d'indemnité kilométrique qui est désuet et qui ne doit plus être attribué à un employé.

1.Choisir Notes de frais > Facteurs d'indemnités kilométriques dans la barre de menus Configuration.

2.Accéder au facteur d'indemnité kilométrique de votre choix.

3.Décocher la case Active.

4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le facteur d'indemnité kilométrique.

Supprimer un facteur d'indemnité kilométrique

Vous pouvez supprimer un facteur d'indemnité kilométrique, par exemple, s'il a été ajouté par erreur.

Attention

Attention : Vous ne pouvez pas supprimer un facteur d'indemnité kilométrique s'il a été saisi dans une ou plusieurs dépenses. Vous pouvez uniquement désactiver le facteur d'indemnité kilométrique; aucune suppression n'est possible.

1.Choisir Notes de frais > Facteurs d'indemnités kilométriques dans la barre de menus Configuration.

2.Cocher la case du facteur d'indemnité kilométrique qui doit être supprimé.

3.Cliquer Supprimer.

Résultat : Un avertissement s'affiche.

4.Cliquer OK.

Résultat : Le facteur d'indemnité kilométrique est supprimé.

Exemples

Facteur comprenant une seule indemnité

Les employés sont indemnisés à un taux de 0,5 pour chaque kilomètre parcouru.

Dans ce cas, vous devez créer un facteur qui comprend une seule indemnité.

Caractéristiques de l'indemnité unique

Champ

Valeur à saisir

Taux

0,5

Minimum KM

Maximum KM

Ne saisir aucune valeur dans ce champ.

Période de validité

Entre le = Date d'implantation du module Notes de frais.

Et le = Ne saisir aucune valeur dans ce champ.

Facteur comprenant trois intervalles d'indemnités

Les employés sont indemnisés à un taux de 0,451 pour les 5 000 premiers kilomètres, puis à un taux de 0,270 pour les Kilomètres parcourus entre 5 001 et 20 000, puis à un taux de 0,315 pour chaque kilomètre au-delà de 20 000 kilomètres.

Dans ce cas, vous devez créer un facteur qui comprend trois intervalles d'indemnités.

Caractéristique de l'intervalle 1

Champ

Valeur à saisir

Taux

0,451

Minimum KM

Maximum KM

5000

Période de validité

Entre le = Date d'implantation du module Notes de frais.

Et le = Ne saisir aucune valeur dans ce champ.

Caractéristique de l'intervalle 2

Champ

Valeur à saisir

Taux

0,270

Minimum KM

5001

Maximum KM

20000

Période de validité

Entre le = Date d'implantation du module Notes de frais.

Et le = Ne saisir aucune valeur dans ce champ.

Caractéristique de l'intervalle 3

Champ

Valeur à saisir

Taux

0,315

Minimum KM

20001

Maximum KM

Ne saisir aucune valeur dans ce champ.

Période de validité

Entre le = Date d'implantation du module Notes de frais.

Et le = Ne saisir aucune valeur dans ce champ.

Voir aussi...

Configurer les natures de frais

Attribuer un facteur d'indemnité kilométrique à un employé

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Caractéristiques de l'indemnité unique

Caractéristique de l'intervalle 1

Caractéristique de l'intervalle 2

Caractéristique de l'intervalle 3