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Configurer le workflow d'autorisation spéciale pour une dépense

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Menu : Personnalisation > Workflows

Fonctionnalité habituellement réservée à l'administrateur

Pour qu'un processus d'autorisation spéciale soit effectué sur les dépenses (monétaires ou kilométriques), il faut configurer un workflow.

Ce processus d'autorisation spéciale peut être requis, par exemple, si toutes les dépenses dépassant 100 € doivent être validées par le supérieur hiérarchique de l'employé qui a soumis la dépense.

Astuce

Note : La configuration du workflow d'autorisation spéciale est optionnelle. Dans l'exemple ci-dessous, le workflow a été paramétré sur l'écran Dépense monétaire. Au besoin, un workflow similaire peut être configuré sur l'écran Dépense kilométrique.

Attention

Attention : Lorsqu'un workflow est configuré sur les dépenses, il faut également configurer des déclencheurs/actions dans l'écran correspondant.

Paramétrage du workflow

Voici les paramètres utilisés pour la configuration du workflow à une étape.

Informations générales

Paramètre

Valeur à saisir

Nom

Autorisation spéciale d'une dépense

Écran où s'exécutera le workflow

Dépense monétaire

État

Actif

Administrateur

Sélectionner l'administrateur requis.

Groupe d'administrateurs

Sélectionner le groupe d'administrateurs requis.

Configuration de notifications des administrateurs

Sélectionner la configuration de notification requise

Option de démarrage du workflow

Choisir l'option Ce workflow est démarré à l'aide des déclencheurs et actions.

Retour au demandeur (arrêter le WF)

Choisir l'option Le demandeur peut effectuer un retour au demandeur en tout temps (le workflow se remet en état 'non démarré').

Paramètres généraux du workflow

Paramètre	Valeur à saisir
Écran où l'approbateur doit effectuer les actions configurées dans les étapes	Choisir Les actions sur les étapes peuvent uniquement être effectuées dans l'écran où s'exécutera le workflow.
Délais d'approbation dans le workflow	Choisir les options requises.

Statut

Paramètre

Valeur à saisir

Table de codes de sélection associée au statut

Conserver la table Statuts pour les workflows.

Statut initial du workflow

Choisir Non démarré.

Statut lors du démarrage du workflow

Choisir En processus d'autorisation.

Astuce

Note : Il est possible que ce statut n'existe pas dans la table Statuts pour les workflows. Ajouter un code pour ce statut.

Statut dans le cas d'un retour au demandeur effectué par le demandeur ou par une action et non par un approbateur (indépendant de l'étape en cours)

Choisir Non démarré.

Notifications

Paramètre

Valeur à saisir

Indiquer la configuration de notifications pour permettre de déterminer la fréquence et la méthode d'envoi des notifications

Sélectionner la configuration de notifications requise.

Attention

Attention : Dans la configuration de notifications sélectionnée, choisir le bon profil.

•Si l'approbation doit se faire avec les droits définis dans le profil My SigmaRH, choisir une configuration de notification où le profil utilisateur employé par les notifications est My SigmaRH.

•Si l'approbation doit se faire avec les droits définis dans le profil Gestion, choisir une configuration de notification où le profil utilisateur employé par les notifications est Gestion.

Notification aux approbateurs habituels

•Saisir le sujet qui figurera dans le courrier électronique envoyé, par exemple Autorisation spéciale d'une dépense.

•Choisir la méthode utilisée pour définir le texte à afficher dans la notification.

Méthode

Utilisation

Avec ce modèle de notification au début de chaque étape du workflow

Avec cette option, le texte figurant dans la notification peut comprendre des éléments variables qui réfèrent à des informations figurant dans l'écran où s'exécutera le workflow.

Sélectionnez cette option pour fusionner un modèle de notification qui sera envoyé à l'approbateur au début de chaque étape du workflow.

Vous devrez cliquer Loupe , puis sélectionnez le modèle de notification requis. Seuls les modèles de notification applicables pour l'écran où s'exécutera le workflow peuvent être sélectionnés.

Avec le texte suivant au début de chaque étape du workflow

Avec cette option, le texte figurant dans la notification sera identique pour chaque approbateur.

Sélectionnez cette option pour saisir le texte de votre choix.

Le texte peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition.

Astuce

Note : Si un modèle de notification est choisi, celui-ci peut comprendre des champs qui donneront des informations supplémentaires sur la dépense monétaire, par exemple, le nom de l'employé, le montant de cette dépense.

Notifications aux approbateurs de secours

•Saisir le sujet qui figurera dans le courrier électronique envoyé, par exemple Autorisation spéciale d'une dépense en retard d'approbation.

•Choisir la méthode utilisée pour définir le texte à afficher dans la notification.

Méthode

Utilisation

Avec ce modèle de notification au début de chaque étape du workflow

Avec cette option, le texte figurant dans la notification peut comprendre des éléments variables qui réfèrent à des informations figurant dans l'écran où s'exécutera le workflow.

Sélectionnez cette option pour fusionner un modèle de notification qui sera envoyé à l'approbateur au début de chaque étape du workflow.

Avec le texte suivant au début de chaque étape du workflow

Avec cette option, le texte figurant dans la notification sera identique pour chaque approbateur.

Sélectionnez cette option pour saisir le texte de votre choix.

Le texte peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition.

Notification supplémentaire

Au besoin, ajouter des notifications supplémentaires, par exemple pour informer l'employé que l'approbation de sa dépense a été approuvée ou refusée.

Contexte

Au besoin, sélectionner les champs supplémentaires qui s'afficheront dans la colonne Contexte dans le centre de notification.

Modèle de notification

Au besoin, sélectionner le modèle de notification qui doit être fusionné dans la colonne Détails dans le centre de notification.

Paramétrage de la première étape dans le workflow

Paramètre

Valeur à saisir

Ordre

Saisir 10.

Nom

Saisir le nom requis, par exemple Autorisation par N+1.

Nom abrégé

Saisir Étape 1.

Souhaitez-vous imposer un délai d'approbation à l'étape?

Sélectionner l'option requise.

Est-ce que les actions de cette étape exigent une confirmation où l'on verra la signature électronique de l'approbateur?

Sélectionner l'option requise.

Actions

Seules les actions Approuver et Refuser doivent être cochées.

Les actions Retour à l'étape précédente et Retour au demandeur (arrêter le WF) ne doivent PAS être cochées.

Attention

Attention : Si le workflow comprend de multiples étapes, on doit s'assurer que les noms des statuts soient significatifs, par exemple, Approuvé par N+1, Approuvé par N+2, Refusé par N+1, Refusé par N+2, etc. Il n'est pas recommandé de conserver les statuts par défaut (Approuvé, Refusé, etc.) dans chacune des étapes, car ceci peut porter à confusion lors de la production de rapports et empêcher le fonctionnement adéquat des déclencheurs d'actions configurés.

Action

Valeurs à saisir

Approuver

1.Dans la liste déroulante Libellés des actions, choisir Approuver.

2.Dans la liste déroulante Nouveau statut du workflow, choisir Approuvé.

3.Choisir les options requises concernant la saisie d'une note. On peut sélectionner l'option Non pour que l'approbateur ne voie jamais la fenêtre de saisie de note.

Refuser

1.Dans la liste déroulante Libellés des actions, choisir Refuser.

2.Dans la liste déroulante Nouveau statut du workflow, choisir Refusé.

3.Choisir les options requises concernant la saisie d'une note. On peut rendre la note obligatoire et sélectionner si cette note doit être publique ou privée.

Approbateurs

1.Sélectionner les options requises pour les paramètres suivants :

•S'il n'y a pas d'approbateur de présent (aucun employé occupant le poste désigné, absence de supérieur hiérarchique, etc.), quelle opération voulez-vous effectuer pour cette étape?:

•Indiquer la configuration de notifications pour permettre de déterminer la fréquence et la méthode d'envoi des notifications.

2.Cliquer Ajouter, puis choisir qui doit approuver le workflow.

Accès au champ utilisateur qui comprend le statut du workflow

Les employés qui ajoutent des dépenses, ainsi que leur approbateur, doivent avoir accès au champ utilisateur qui comprend le statut du workflow.

1.Accéder au workflow paramétré sur l'écran Dépenses monétaires.

2.Dans la fenêtre flottante secondaire Champ utilisateur, accéder au champ réservé au statut du workflow.

3.Dans la fenêtre flottante secondaire Sécurité, cliquer Gestion de la sécurité.

4.Vérifier que le groupe d'utilisateurs Tout le monde a les droits suivants :

•Lecture;

•Approbateurs de workflows - Accès en lecture seule;

•Approbateurs de workflows - Accès en lecture / écriture.

Voir aussi...

Configurer le workflow d'autorisation spéciale pour une dépense

Configurer les accès de sécurité pour l'utilisation des notes de frais

Configurer les déclencheurs/actions pour le workflow d'autorisation spéciale sur les dépenses monétaires

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