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Navigation: Notes de frais > Configurer le module Notes de frais

Configurer le workflow sur les notes de frais

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Menu : Personnalisation > Workflows

Fonctionnalité habituellement réservée à l'administrateur

Pour que le processus d'approbation soit effectué sur les notes de frais, il faut configurer un workflow. Dans la grande majorité des cas, ce workflow comprend une seule étape (un seul niveau d'approbation). Cependant, une deuxième étape peut être ajoutée dans le workflow si un deuxième niveau d'approbation est requis.

•Si le processus d'approbation comprend une seule étape, la configuration de la deuxième étape (décrite ci-dessous) n'est pas nécessaire.

•S'il doit y avoir un seul niveau d'approbation pour certains employés, mais deux niveaux d'approbation pour d'autres employés, le plus simple est de configurer un seul workflow et de s'assurer que la deuxième étape possède l'option de valider automatiquement s'il n'y a pas d'approbateur. Par contre, il est aussi possible de gérer deux workflows, un à une étape et un autre à deux étapes. Les conditions dans les déclencheurs/actions définis pour démarrer les workflows devront alors être adaptées en conséquence.

Attention

Attention : Lorsqu'un workflow est configuré sur les notes de frais, il faut également configurer des déclencheurs/actions dans cet écran.

Paramétrage du workflow

Voici les paramètres utilisés pour la configuration du workflow à une étape.

Informations générales

Paramètre

Valeur à saisir

Nom

Approbation des notes de frais

Écran où s'exécutera le workflow

Note de frais

État

Actif

Administrateur

Sélectionner l'administrateur requis.

Groupe d'administrateurs

Sélectionner le groupe d'administrateurs requis.

Configuration de notifications des administrateurs

Sélectionner la configuration de notification requise

Option de démarrage du workflow

Choisir l'option Ce workflow est démarré à l'aide des déclencheurs et actions.

Retour au demandeur (arrêter le WF)

Choisir l'option Le demandeur peut effectuer un retour au demandeur en tout temps (le workflow se remet en état 'non démarré').

Astuce

Note : On choisit cette option, car l’annulation de l'envoi pour approbation sera possible uniquement en utilisant le bouton Annuler l'envoi pour approbation qui s'affiche dans l'écran Mes notes de frais.

Paramètres généraux du workflow

Paramètre	Valeur à saisir
Écran où l'approbateur doit effectuer les actions configurées dans les étapes	Choisir Les actions sur les étapes peuvent uniquement être effectuées dans l'écran où s'exécutera le workflow.
Délais d'approbation dans le workflow	Choisir les options requises.

Statut

Paramètre	Valeur à saisir
Table de codes de sélection associée au statut	Conserver la table Statuts pour les workflows.
Statut initial du workflow	Choisir En attente d'envoi.
Statut lors du démarrage du workflow	Choisir En processus d'approbation.
Statut dans le cas d'un retour au demandeur effectué par le demandeur ou par une action et non par un approbateur (indépendant de l'étape en cours)	Choisir En attente d'envoi.

Notifications

Paramètre

Valeur à saisir

Indiquer la configuration de notifications pour permettre de déterminer la fréquence et la méthode d'envoi des notifications

Sélectionner la configuration de notifications requise.

Attention

Attention : Dans la configuration de notifications sélectionnée, choisir le bon profil.

•Si l'approbation doit se faire avec les droits définis dans le profil My SigmaRH, choisir une configuration de notification où le profil utilisateur employé par les notifications est My SigmaRH.

•Si l'approbation doit se faire avec les droits définis dans le profil Gestion, choisir une configuration de notification où le profil utilisateur employé par les notifications est Gestion.

Notification aux approbateurs habituels

•Saisir le sujet qui figurera dans le courrier électronique envoyé, par exemple Approbation d'une note de frais.

•Choisir la méthode utilisée pour définir le texte à afficher dans la notification.

Méthode

Utilisation

Avec ce modèle de notification au début de chaque étape du workflow

Avec cette option, le texte figurant dans la notification peut comprendre des éléments variables qui réfèrent à des informations figurant dans l'écran où s'exécutera le workflow.

Sélectionnez cette option pour fusionner un modèle de notification qui sera envoyé à l'approbateur au début de chaque étape du workflow.

Vous devrez cliquer Loupe , puis sélectionnez le modèle de notification requis. Seuls les modèles de notification applicables pour l'écran où s'exécutera le workflow peuvent être sélectionnés.

Avec le texte suivant au début de chaque étape du workflow

Avec cette option, le texte figurant dans la notification sera identique pour chaque approbateur.

Sélectionnez cette option pour saisir le texte de votre choix.

Le texte peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition.

Astuce

Note : Si un modèle de notification est choisi, celui-ci peut comprendre des champs qui donneront des informations supplémentaires sur la note de frais à approuver, par exemple, le nom de l'employé, la date de fin de la période de la note de frais.

Notifications aux approbateurs de secours

•Saisir le sujet qui figurera dans le courrier électronique envoyé, par exemple Note de frais en retard pour approbation.

•Choisir la méthode utilisée pour définir le texte à afficher dans la notification.

Méthode

Utilisation

Avec ce modèle de notification au début de chaque étape du workflow

Avec cette option, le texte figurant dans la notification peut comprendre des éléments variables qui réfèrent à des informations figurant dans l'écran où s'exécutera le workflow.

Sélectionnez cette option pour fusionner un modèle de notification qui sera envoyé à l'approbateur au début de chaque étape du workflow.

Avec le texte suivant au début de chaque étape du workflow

Avec cette option, le texte figurant dans la notification sera identique pour chaque approbateur.

Sélectionnez cette option pour saisir le texte de votre choix.

Le texte peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition.

Notification supplémentaire

Au besoin, ajouter des notifications supplémentaires, par exemple pour informer l'employé que l'approbation de sa la note de frais a été approuvée ou refusée.

Contexte

Au besoin, sélectionner les champs supplémentaires qui s'afficheront dans la colonne Contexte dans le centre de notification.

Modèle de notification

Au besoin, sélectionner le modèle de notification qui doit être fusionné dans la colonne Détails dans le centre de notification.

Paramétrage de la première étape dans le workflow

Paramètre

Valeur à saisir

Ordre

Saisir 10.

Nom

Saisir Approbation d'une note de frais.

Nom abrégé

Saisir Étape 1.

Souhaitez-vous imposer un délai d'approbation à l'étape?

Sélectionner l'option requise.

Est-ce que les actions de cette étape exigent une confirmation où l'on verra la signature électronique de l'approbateur?

Sélectionner l'option requise.

Actions

Seules les actions Approuver, Refuser et Retour au demandeur (arrête le WF) doivent être cochées. L'action Retour à l'étape précédente ne doit PAS être cochée.

Attention

Attention : Si le workflow comprend de multiples étapes, on doit s'assurer que les noms des statuts soient significatifs, par exemple, Approuvé par N+1, Approuvé par N+2, Refusé par N+1, Refusé par N+2, etc. Il n'est pas recommandé de conserver les statuts par défaut (Approuvé, Refusé, etc.) dans chacune des étapes, car ceci peut porter à confusion lors de la production de rapports et empêcher le fonctionnement adéquat des déclencheurs d'actions configurés.

Action

Valeurs à saisir

Approuver

1.Dans la liste déroulante Libellés des actions, choisir Approuver.

2.Dans la liste déroulante Nouveau statut du workflow, choisir Approuvé ou un autre statut significatif si un second niveau d'approbation est prévu.

3.Choisir les options requises concernant la saisie d'une note. On peut sélectionner l'option Non pour que l'approbateur ne voie jamais la fenêtre de saisie de note.

Refuser

1.Dans la liste déroulante Libellés des actions, choisir Refuser.

2.Dans la liste déroulante Nouveau statut du workflow, choisir Refusé ou un autre statut significatif si un second niveau d'approbation est prévu.

3.Choisir les options requises concernant la saisie d'une note. On peut rendre la note obligatoire et sélectionner si cette note doit être publique ou privée.

Retour au demandeur (arrêter le WF)

1.Dans la liste déroulante Libellés des actions, choisir Retourner au demandeur.

2.Dans la liste déroulante Nouveau statut du workflow, choisir En attente d'envoi.

3.Choisir les options requises concernant la saisie d'une note. On peut rendre la note obligatoire et sélectionner si cette note doit être publique ou privée.

Approbateurs

1.Sélectionner les options requises pour les paramètres suivants :

•S'il n'y a pas d'approbateur de présent (aucun employé occupant le poste désigné, absence de supérieur hiérarchique, etc.), quelle opération voulez-vous effectuer pour cette étape?:

•Indiquer la configuration de notifications pour permettre de déterminer la fréquence et la méthode d'envoi des notifications.

2.Cliquer Ajouter, puis choisir qui doit approuver le workflow.

Paramétrage de la seconde étape dans le workflow (optionnel)

Paramètre

Valeur à saisir

Ordre

Saisir 20.

Nom

Saisir Approbation d'une note de frais par le réviseur.

Nom abrégé

Saisir Révision.

Souhaitez-vous imposer un délai d'approbation à l'étape?

Sélectionner l'option requise.

Est-ce que les actions de cette étape exigent une confirmation où l'on verra la signature électronique de l'approbateur?

Sélectionner l'option requise.

Actions

Attention

Action

Valeurs à saisir

Approuver

1.Dans la liste déroulante Libellés des actions, choisir Approuver.

2.Dans la liste déroulante Nouveau statut du workflow, choisir un statut significatif si un second niveau d'approbation est prévu, par exemple Approuvé par N+2.

3.Choisir les options requises concernant la saisie d'une note. On peut sélectionner l'option Non pour que l'approbateur ne voie jamais la fenêtre de saisie de note.

Refuser

1.Dans la liste déroulante Libellés des actions, choisir Refuser.

2.Dans la liste déroulante Nouveau statut du workflow, choisir un statut significatif si un second niveau d'approbation est prévu, par exemple, Refusé par N+2.

3.Choisir les options requises concernant la saisie d'une note. On peut rendre la note obligatoire et sélectionner si cette note doit être publique ou privée.

Retour à l'étape précédente

1.Dans la liste déroulante Libellés des actions, choisir Retour à l'étape précédente.

2.Dans la liste déroulante Nouveau statut du workflow, choisir En attente d'approbation.

3.Choisir les options requises concernant la saisie d'une note. On peut rendre la note obligatoire et sélectionner si cette note doit être publique ou privée.

Retour au demandeur (arrêter le WF)

1.Dans la liste déroulante Libellés des actions, choisir Retourner au demandeur.

2.Dans la liste déroulante Nouveau statut du workflow, choisir En attente d'envoi.

3.Choisir les options requises concernant la saisie d'une note. On peut rendre la note obligatoire et sélectionner si cette note doit être publique ou privée.

Approbateurs

1.Sélectionner les options requises pour les paramètres suivants :

•S'il n'y a pas d'approbateur de présent (aucun employé occupant le poste désigné, absence de supérieur hiérarchique, etc.), quelle opération voulez-vous effectuer pour cette étape?:

•Indiquer la configuration de notifications pour permettre de déterminer la fréquence et la méthode d'envoi des notifications.

2.Cliquer Ajouter, puis choisir qui doit approuver le workflow.

Accès au champ utilisateur qui comprend le statut du workflow

Les employés qui remplissent des notes de frais, ainsi que leur approbateur, doivent avoir accès au champ utilisateur qui comprend le statut du workflow.

1.Accéder au workflow paramétré sur l'écran Note de frais.

2.Dans la fenêtre flottante secondaire Champ utilisateur, accéder au champ réservé au statut du workflow.

3.Dans la fenêtre flottante secondaire Sécurité, cliquer Gestion de la sécurité.

4.Vérifier que le groupe d'utilisateurs Tout le monde a les droits suivants :

•Lecture;

•Approbateurs de workflows - Accès en lecture seule;

•Approbateurs de workflows - Accès en lecture / écriture.

Voir aussi...

Configurer le workflow d'autorisation spéciale pour une dépense

Configurer les accès de sécurité pour l'utilisation des notes de frais

Configurer les déclencheurs/actions pour le workflow sur les notes de frais

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