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Configurer la gestion des comités, des réunions et des types de compteurs

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Voici les étapes de configuration et de gestion du module Gestion des comités.

Étapes de configuration

Astuce

Note : Pour les étapes 2 à 8, assurez-vous de configurer les champs utilisateurs, les fenêtres flottantes utilisateurs, les workflows et les déclencheurs/actions requis pour les types de compteurs, les groupes de sites, les types de comités, les types de réunions, les sections figurant dans les demandes d'utilisation de compteurs, les types de demandes d'utilisation de compteurs et les types de demandes de transfert.

1.Vérifier que les calendriers requis sont définis.

Ces calendriers seront utilisés ultérieurement dans les règles de renouvellement configurées dans les modèle de gestion des compteurs définis à l'étape 4.

2.Configurer les types de compteurs qui doivent être utilisés.

Attention

Attention : Si vous permettez aux membres des comités de consulter le solde de leurs compteurs depuis My SigmaRH, assurez-vous de rendre visibles ces compteurs dans My SigmaRH.

3.Au besoin, configurer les groupes de sites.

Les groupes de sites peuvent être sélectionnés dans les écrans utilisateurs Type de comité.

4.Configurer les types de comités en créant un ou plusieurs écrans utilisateurs Type de comité.

Les types de comité peuvent être hiérarchisés. Lorsque c'est le cas, vous pouvez définir les éléments suivants dans le type de comité qui a été désigné comme étant le premier niveau de la structure de comités :

•les catégories de membres qui s'appliquent pour toute la structure de comités;

•la génération des transactions prévisionnelles futures dans les compteurs qui sont alimentés périodiquement;

•les types de compteurs qui s'appliquent pour toute la structure de comités.

Dans chaque écran utilisateur Type de comité, vous pouvez configurer :

•les catégories de membres en vigueur;

•les modèle de gestion des compteurs qui définissent les règles d'attribution dans les types de compteurs réservés aux comités et aux membres des comités.

Astuce

Note : Pour que les règles de renouvellement configurées dans les modèle de gestion des compteurs puissent créer les transactions récurrentes dans les compteurs réservés aux comités et aux membres des comités, une tâche dans être planifiées dans l'Assistant personnel.

5.Configurer les types de réunions en créant un ou plusieurs écrans utilisateurs Réunion.

C'est dans l'écran utilisateur Réunion que vous pouvez configurer :

•les règles d'attribution, dans des compteurs, du temps de préparation aux réunions qui doivent s'appliquer aux catégories de membres définies dans les écrans utilisateurs Type de comité;

•les notifications pouvant être envoyées aux participants des réunions créées à partir de ce type d'écran utilisateur. Avant de configurer ces notifications, vous devrez configurer au préalable :

•Des modèles de notification afin de définir les informations figurant dans les notifications envoyées;

•Des configurations de notifications afin de définir la fréquence et la méthode d'envoi des notifications.

•si les notifications pouvant être envoyées aux participants des réunions doivent permettre la visualisation d'un document associé d'une certaine catégorie qui a été ajouté en suivi de dossier de la réunion.

Attention

Attention : Seul SIGMA-RH France SARL peut configurer les catégories de documents pouvant être sélectionnées dans :

•les notifications configurées dans les types de réunion

•les documents associés pouvant être ajoutés dans les suivis de dossier des réunions.

Attention

Attention : Pour qu'un destinataire puisse consulter le document associé dans la notification, il doit avoir un dossier d'utilisateur dans SIGMA-RH. Si le destinataire n'a pas de dossier d'utilisateur dans SIGMA-RH, il ne pourra pas consulter le document associé dans la notification. Ce destinataire recevra une notification, mais elle comprendra uniquement le sujet et le contenu qui a été configuré.

Astuce

Note : Pour que les notifications puissent être envoyées, une tâche dans être planifiées dans l'Assistant personnel.

6.Configurer les sections devant figurer dans les types de demandes d'utilisation de compteurs et les types de demandes de transfert en créant un ou plusieurs écrans utilisateurs Section de demandes d'utilisation de compteurs.

7.Configurer les types de demandes d'utilisation de compteurs.

Dans chaque type de demandes d'utilisation de compteurs, vous devez sélectionner le ou les écrans utilisateurs Section de demandes d'utilisation de compteurs requis.

8.Configurer les types de demandes de transfert.

Dans chaque type de demandes de transfert, vous devez sélectionner le ou les écrans utilisateurs Section de demandes d'utilisation de compteurs requis.

9.Configurer les cours pouvant être suivis par les membres des comités.

10.Configurer les types de demandes de formation de comités.

Astuce

Note : Si les membres des comités ne peuvent pas soumettre des demandes de formation pour les journées non travaillées (par exemple, samedi ou dimanche) et/ou les jours fériés, assurez-vous de configurer au préalable les éléments ci-dessous qui peuvent être sélectionnés dans chaque type de demandes de formation :

•un horaire de travail;

•une table de jours fériés.

11.Configurer les barres de menus utilisateurs requises pour accéder aux menus réservés aux éléments suivants :

•écran de gestion des comités;

•écran de gestion des réunions;

•écran de gestion des demandes d'utilisation des compteurs;

•écran de gestion des demandes de transfert;

•écran de gestion des demandes de formation des comités.

12.Configurer le calendrier des événements qui permet aux utilisateurs de visualiser :

•les réunions créées à partir des écrans utilisateurs de type Réunion,

•les demandes d'utilisation de compteurs créées à partir des types de demandes d'utilisation de compteurs;

•les demandes de formation de comités créées à partir des types de demandes de formation de comité.

13.Désigner les employés qui peuvent être responsables de dossier dans les événements reliés à la gestion des comités où la saisie d'un responsable de dossier est possible :

•réunions;

•demandes d'utilisation de compteurs;

•demandes de transfert;

•demandes de formation des comités.

14.Configurer la fusion des données dynamiques.

Étapes de gestion

1.Créer les comités.

2.Ajouter les membres dans les comités.

3.Dans chaque comité, sélectionner le modèle de gestion des compteurs qui doit s'appliquer.

En sélectionnant un modèle de gestion des compteurs, vous automatisez l'attribution des heures/quantités dans les types de compteurs réservés aux comité et/ou au membres des comités.

4.Gérer les réunions planifiées pour les comités.

5.Gérer les demandes d'utilisation de compteurs, les demandes de transfert et les demandes de formation des comités.

•Une fois que les demandes d'utilisation de compteurs sont approuvées, les heures/quantités correspondantes sont déduites des compteurs réservés aux comité et/ou au membres des comités.

•Une fois que les demandes de transfert sont approuvées, les heures/quantités correspondantes sont déduites du compteur donateur et ajoutées dans le compteur bénéficiaire.

6.Consulter le calendrier des événements afin de visualiser :

•les réunions créées à partir des écrans utilisateurs de type Réunion,

•les demandes d'utilisation de compteurs créées à partir des types de demandes d'utilisation de compteurs;

•les demandes de formation de comités créées à partir des types de demandes de formation de comité.

7.Générer la fusion des données dynamiques.

Voir aussi...

Créer des écrans utilisateurs et des écrans personnalisés

Créer des champs utilisateurs

Créer des fenêtres flottantes utilisateurs

Créer des barres de menus utilisateurs

Configurer les déclencheurs et les actions

Configurer les workflows