SIGMA-RH

Les documents fusionnés peuvent être générés à partir de plusieurs menus dans SIGMA-RH. Lorsque vous générez un document fusionné dans un menu donné, vous aurez uniquement accès aux types de modèles de documents applicables dans ce menu (ex. pour un document fusionné relatif à un accident de travail, seuls les modèles de documents de type SST - Accident de travail seront disponibles.

Le type est défini dans le modèle de document.

Gestion des dossiers d'employés et de candidats

Gestion des entretiens

Recrutement

Absence

Santé et Sécurité

Risques

Formation

Besoin

Chaque année, vous voulez envoyer un courrier électronique à chaque employé afin de les aviser des contacts en cas d'urgence saisis dans leur dossier. Comme les employés peuvent modifier ces données eux-mêmes dans My SigmaRH, vous vous assurez de l'exactitude des informations figurant dans vos dossiers.

Exemple de résultat final

Légende

Configuration requise

1.Créer un tableau de données.

•Insérer dans ce tableau les colonnes appropriées, par exemple Nom, Prénom, Civilité, etc.

•Choisir les options de tri et le style pour l'en-tête et le texte dans chaque ligne.

2.Dans le tableau de données, ajouter une constante.

•Dans la fenêtre Champs calculés et constantes, cliquer Ajouter, puis choisir Constante.

•Choisir le type de données Texte.

•Saisir n'importe quel nombre dans le champ Valeur. Ce nombre sera redéfini au moment de la génération du document fusionné à l'aide de la condition définie à l'étape 3.

Exemple de constante

3.Dans le tableau de données, ajouter une condition générique.

Cette condition doit être faite sur le champ Matricule et vous devez vous assurer que l'opérateur est Égal à la constante créée à l'étape 2.

4.Créer un modèle de document interne.

•Ajouter le texte fixe requis.

•Ajouter les champs qui doivent être fusionnés (nom, prénom, etc.)

5.Dans le modèle de document, insérer le tableau de données configuré aux étapes 1 à 3 à l'aide de l'icône .

Résultat : L'écran de configuration du tableau de données s'affiche.

•Étape  : Au besoin, cliquer Afficher le titre, puis décocher la case Afficher le titre. Conserver Structure sélectionnée dans le paramètre Structure administrative sélectionnée

•Dans l'étape , cliquer sur la constante qui a été créée précédemment.

•Choisir l'option Valeur basée sur un champ, puis choisir le champ Matricule, tel qu'illustré ci-dessous. Avec cette configuration, les données affichées dans le tableau au moment de la génération du modèle de document correspondront aux informations s'appliquant à l'employé pour qui le modèle de document est fusionné.

•Enregistrer la configuration du tableau de données.

•Enregistrer le modèle de document.

6.Au besoin, créer une tâche planifiée afin d'automatiser la génération du document fusionné pour l'ensemble des employés visés.

Besoin

Chaque année, vous voulez envoyer un courrier électronique à chaque employé afin de les aviser des contacts en cas d'urgence saisis dans leur dossier. Comme les employés peuvent modifier ces données eux-mêmes dans My SigmaRH, vous vous assurez de l'exactitude des informations figurant dans vos dossiers.

Exemple de résultat final

Légende

Configuration requise

1.Créer un tableau de données.

•Insérer dans ce tableau les colonnes appropriées, par exemple Nom, Prénom, Civilité, etc.

•Choisir les options de tri et le style pour l'en-tête et le texte dans chaque ligne.

2.Dans le tableau de données, ajouter une constante.

•Dans la fenêtre Champs calculés et constantes, cliquer Ajouter, puis choisir Constante.

•Choisir le type de données Texte.

•Saisir n'importe quel nombre dans le champ Valeur. Ce nombre sera redéfini au moment de la génération du document fusionné à l'aide de la condition définie à l'étape 3.

Exemple de constante

3.Dans le tableau de données, ajouter une condition générique.

Cette condition doit être faite sur le champ Matricule et vous devez vous assurer que l'opérateur est Égal à la constante créée à l'étape 2.

4.Dans le fichier Word, ajouter un champ de fusion pour le tableau de données.

5.Créer un modèle de document Word.

6.Dans le modèle de document Word, définir une correspondance pour le tableau de données.

•Étape  : choisir le type de correspondance Tableau de données.

•Étape  : sélectionner le tableau de données configuré précédemment.

•Étape  : conserver l'option La structure sélectionnée. Au besoin, décocher la case Afficher le titre du tableau dans le document.

•Étape  : cliquer sur la constante qui a été créée précédemment.

•Choisir l'option Valeur basée sur un champ, puis choisir le champ Matricule, tel qu'illustré ci-dessous. Avec cette configuration, les données affichées dans le tableau au moment de la génération du modèle de document correspondront aux informations s'appliquant à l'employé pour qui le modèle de document est fusionné.

•Enregistrer la correspondance.

•Enregistrer le modèle de document.

7.Au besoin, créer une tâche planifiée afin d'automatiser la génération du document fusionné pour l'ensemble des employés visés.

Besoin

Dans votre environnement, il existe 3 établissements (niveau 4 dans la structure administrative) :

•Hôpital 123;

•Hôpital 456;

•Hôpital 789.

Chaque établissement a sa propre image qui doit être utilisée dans les documents fusionnés générés pour ses employés. Par exemple, lorsqu'on génère un document fusionné pour un employé :

•de l'hôpital 123, on doit voir l'image de cet hôpital dans l'en-tête;

•de l'hôpital 456, on doit voir l'image de cet hôpital dans l'en-tête;

•de l'hôpital 789, on doit voir l'image de cet hôpital dans l'en-tête.

Pour éviter d'avoir à créer trois fois le même modèle de document, vous pouvez créer un modèle de document Word qui pourra « utiliser » l'image appropriée pour chaque employé au moment de la génération du modèle de document.

Configuration requise

1.Définir l'image de chaque hôpital dans le paramètre Image à afficher dans les listes, rapports et modèles de documents Word dans chaque élément de niveau 4 de la structure administrative.

2.Dans un fichier Word, insérer un champ de fusion nommé IMAGE:

Ce champ doit être inséré à l'emplacement où l'image doit s'afficher une fois que le document fusionné est généré, par exemple, à gauche ou droite dans l'en-tête ou le pied de page.

3.Créer un modèle de document Word et sélectionnez-y le fichier Word configuré à l'étape 2.

4.Définir la correspondance pour le champ de fusion IMAGE:

•Choisir le niveau de structure Etablissement.

•Cocher la case Utiliser la largeur et la hauteur de l'image.

5.Enregistrer la correspondance.

6.Enregistrer le modèle de document Word.

Résultat

Lorsqu'on génère un document fusionné pour un employé :

•de l'hôpital 123, on verra l'image de cet hôpital dans l'en-tête;

•de l'hôpital 456, on verra l'image de cet hôpital dans l'en-tête;

•de l'hôpital 789, on verra l'image de cet hôpital dans l'en-tête.