•Un écran utilisateur de type Événement associé à une structure administrative a été créé pour qu'un formulaire soit créé, rempli et approuvé avant l'embauche d'un nouvel employé. •Une fois que le statut du workflow sur cet écran est Approuvé, vous voulez qu'un nouveau dossier d'employé soit créé et que les informations saisies dans l'événement (par exemple, salaire, date d'embauche, type de contrat, etc.) y soient reportées.
Élément à configurer
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Valeurs
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Écran
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Accéder à l'écran utilisateur de type Événement associé à une structure administrative.
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Moment
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Sélectionner le moment Après la sauvegarde.
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Condition
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Statut du workflow = Approuvé ET Statut du workflow est modifié = Oui
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Action
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Sélectionner l'action Créer un employé.
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Paramètres de l'action
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Paramètre
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Description
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L'action sera exécutée en tant que
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Sélectionner l'option requise.
•Utilisateur : L'action tient compte de la sécurité de l'utilisateur qui déclenche l'action. Si l’utilisateur connecté qui déclenche l’action n’a pas accès aux instances pour créer le dossier de l'employé, le nouveau dossier d'employé ne pourra pas être créé. •Système : L'action ne tient pas compte de la sécurité de l'utilisateur qui déclenche l'action.
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Note : Peu importe l'option choisie, c'est toujours le nom de l'utilisateur qui déclenche l'action qui s'affiche dans le champ Création par affiché dans le coin inférieur droit du dossier d'employé.
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Message à faire afficher en cas de problème au niveau de l'enregistrement du dossier de l'employé
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Saisir le message qui doit être affiché à l'utilisateur (dans le centre des messages) si un problème empêche la création du dossier de l'employé.
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Historique et Raison du changement
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Sélectionner le champ de l'écran utilisateur qui comprend la date à laquelle le premier historique doit être créé, ainsi que le code de raison de changement qui doit être reporté dans cet historique. Ces codes proviennent de la table de codes de sélection Raison de changement d'historique (code CH).
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Valeurs à insérer dans la fiche employé
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Dans cette fenêtre, le système affiche tous les champs standards du dossier de l'employé qui peuvent être mis à jour par l'action. Pour chaque champ devant être mis à jour, sélectionner le champ de l'écran utilisateur qui doit être reporté dans le dossier de l'employé.
Exemple
•L'écran utilisateur comprend des champs utilisateurs dans lesquels on a saisit les informations sur le nouvel employé (salaire, type de contrat, etc.) •Sélectionner ces champs parmi les champs standards correspondant. |
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Valeur à insérer dans les champs utilisateurs
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Dans cette fenêtre, le système affiche tous les champs utilisateurs du dossier de l'employé qui peuvent être mis à jour par l'action. Pour chaque champ devant être mis à jour, sélectionner le champ de l'écran utilisateur qui doit être reporté dans le dossier de l'employé.
Exemple
•Un champ utilisateur Courrier électronique (personnel) a été ajouté dans le dossier de l'employé. •L'écran utilisateur comprend un champ utilisateur Adresse de courrier électronique personnelle. •Dans l'action, il faut choisir le champ utilisateur Adresse de courrier électronique personnelle (défini dans l'écran utilisateur) dans le champ utilisateur Courrier électronique (personnel). |
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Fichiers à attacher
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Si l'écran utilisateur comprend des champs utilisateurs de type Fichier attaché, les fichiers ajoutés dans ces champs peuvent être reportés dans les documents associés figurant dans le dossier de l'employé. Un maximum de 6 fichiers peut être reporté dans les documents associés dans le dossier de l'employé.
Pour chaque champ utilisateur de type Fichier attaché :
1.Dans la colonne de gauche, sélectionner le champ utilisateur de l'écran utilisateur qui doit être reporté dans les documents associés dans le dossier de l'employé. 2.Dans la colonne de droite, sélectionner la fonction ou le champ qui doit être utilisé pour générer le nom du fichier qui sera ajouté dans les documents associés dans le dossier de l'employé.
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Note : Le nom du fichier ajouté dans le champ utilisateur de type Fichier attaché ne peut pas être reporté tel quel dans le document associé. On recommande de créer une fonction dans la fenêtre Déclencheurs et actions afin de standardiser le nom des documents associés créés par l'action. Par exemple, si un employé a ajouté le fichier Mon CV dans le champ utilisateur de type Fichier attaché, vous pouvez standardiser le nom qui sera généré pour le document associé en créant une fonction de type Ajouter le texte dans l'écran où le déclencheur/action est défini. Cette fonction peut comprendre le texte Adresse, suivi du nom et du prénom de l'employé pour qui l'événement est créé. Avec ce paramétrage, tous les CV auront le format CV_Nom_Prénom.
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