•Un écran utilisateur de type Événement associé à un employé a été créé pour gérer l'approbation des changements de données personnelles dans le dossier de l'employé (adresse, situation familiale, etc.) •Une fois que le statut du workflow sur cet écran est Approuvé, vous voulez que les changements soient reportés dans le dossier de l'employé.
Élément à configurer
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Valeurs
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Écran
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Accéder à l'écran utilisateur de type Événement associé à un employé.
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Moment
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Sélectionner le moment Après la sauvegarde.
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Condition
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Statut du workflow = Approuvé ET Statut du workflow est modifié = Oui
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Action
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Sélectionner l'action Modifier un employé.
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Paramètres de l'action
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Paramètre
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Description
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L'action sera exécutée en tant que
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Sélectionner l'option requise.
•Utilisateur : L'action tient compte de la sécurité de l'utilisateur qui déclenche l'action. Si l’utilisateur connecté qui déclenche l’action n’a pas accès aux instances pour modifier le dossier de l'employé, aucune modification ne sera reportée dans le dossier de l'employé. •Système : L'action ne tient pas compte de la sécurité de l'utilisateur qui déclenche l'action.
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Note : Peu importe l'option choisie, c'est toujours le nom de l'utilisateur qui déclenche l'action qui s'affiche dans le champ Dernière modification par affiché dans le coin inférieur droit du dossier d'employé.
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Message à faire afficher en cas de problème au niveau de l'enregistrement du dossier de l'employé
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Saisir le message qui doit être affiché à l'utilisateur (dans le centre des messages) si un problème empêche la modification du dossier de l'employé.
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Sélection de l'employé
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Sélectionner l'employé pour qui le dossier doit être modifié (Employé courant ou Employé présent dans le champ) (dans notre exemple Employé courant).
•Si on choisit Employé courant, le système modifie le dossier de l'employé pour qui l'événement est créé. •Si on choisit Employé présent dans le champ, le système modifie le dossier de l'employé sélectionné dans un champ de recherche sur la liste des employés. |
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Historique
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Au besoin, cocher la case Créer un nouvel enregistrement d'historique si un nouvel historique doit être ajouté dans le dossier d'employé, car des changements ont été apportés à des champs historisés (par exemple, adresse). Dans ce cas, sélectionner le code de raison de changement qui doit être reporté dans le nouvel historique. Ces codes proviennent de la table de codes de sélection Raison de changement d'historique (code CH).
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Attention : La création d'un nouvel enregistrement d'historique se fait uniquement si les champs à reporter dans le dossier de l'employé sont des champs historisés. Si uniquement des champs non historisés ont été sélectionnés pour être reportés dans le dossier de l'employé, aucun nouvel enregistrement historique n'est créé. Par exemple, si vous avez créé une demande de changement de situation familiale qui comprend uniquement un champ utilisateur Situation familiale, aucun nouvel historique ne sera créé, car le champ Situation familiale est un champ non historisé dans le dossier de l'employé.
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Au besoin, cocher la case Écraser l'historique existant lorsqu'il a la même date et heure de changement. Si cette case n'est pas cochée et que la modification du dossier d'employé exige la création d'un historique, mais qu'il existe déjà un historique avec la même date et la même heure, un message d'erreur sera affiché dans l'événement (créé à partir de la configuration de l'écran utilisateur). L'utilisateur ne pourra pas enregistré l'événement.
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Valeurs à insérer dans la fiche employé
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Dans cette fenêtre, le système affiche tous les champs standards du dossier de l'employé qui peuvent être mis à jour par l'action. Pour chaque champ devant être mis à jour, sélectionner le champ de l'écran utilisateur qui doit être reporté dans le dossier de l'employé.
Exemple
•L'écran utilisateur comprend des champs utilisateurs dans lesquels l'employé peut saisir sa nouvelle adresse. •Sélectionner ces champs pour les champs d'adresse standards (Rue, Ville, Code postal, etc.) |
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Valeur à insérer dans les champs utilisateurs
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Dans cette fenêtre, le système affiche tous les champs utilisateurs du dossier de l'employé qui peuvent être mis à jour par l'action. Pour chaque champ devant être mis à jour, sélectionner le champ de l'écran utilisateur qui doit être reporté dans le dossier de l'employé.
Exemple
•Un champ utilisateur Courrier électronique (personnel) a été ajouté dans le dossier de l'employé. •L'écran utilisateur comprend un champ utilisateur Adresse de courrier électronique personnelle. •Dans l'action, il faut choisir le champ utilisateur Adresse de courrier électronique personnelle (défini dans l'écran utilisateur) dans le champ utilisateur Courrier électronique (personnel). |
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Fichiers à attacher
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Si l'écran utilisateur comprend des champs utilisateurs de type Fichier attaché, les fichiers ajoutés dans ces champs peuvent être reportés dans les documents associés figurant dans le dossier de l'employé. Un maximum de 6 fichiers peut être reporté dans les documents associés dans le dossier de l'employé.
Pour chaque champ utilisateur de type Fichier attaché :
1.Dans la colonne de gauche, sélectionner le champ utilisateur de l'écran utilisateur qui doit être reporté dans les documents associés dans le dossier de l'employé. 2.Dans la colonne de droite, sélectionner la fonction ou le champ qui doit être utilisé pour générer le nom du fichier qui sera ajouté dans les documents associés dans le dossier de l'employé.
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Note : Le nom du fichier ajouté dans le champ utilisateur de type Fichier attaché ne peut pas être reporté tel quel dans le document associé. On recommande de créer une fonction dans la fenêtre Déclencheurs et actions afin de standardiser le nom des documents associés créés par l'action. Par exemple, si un employé a ajouté le fichier Mon CV dans le champ utilisateur de type Fichier attaché, vous pouvez standardiser le nom qui sera généré pour le document associé en créant une fonction de type Ajouter le texte dans l'écran où le déclencheur/action est défini. Cette fonction peut comprendre le texte Adresse, suivi du nom et du prénom de l'employé pour qui l'événement est créé. Avec ce paramétrage, tous les CV auront le format CV_Nom_Prénom.
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