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Navigation: Santé et Sécurité du travail / Risques > Risques > Gérer les documents uniques

Gérer les documents uniques simplifiés

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Barre de menus : RH global

Menu : AT & Risques > Rapport de type document unique (temps réel)

En plus du document unique complet, vous pouvez produire un document unique simplifié qui peut être utilisé pour suivre l'avancement des risques, évaluations et suivis. Les documents uniques simplifiés tiennent compte des dates de votre choix plutôt que des dates de début et de fin de vos campagnes de prévention.

Astuce

Note : Chaque employé peut également faire produire son propre document unique à partir de My SigmaRH (Mon dossier d'employé > Mon document unique).

Configuration requise

Afin de produire un document unique simplifié, vous devez configurer les éléments ci-dessous.

1.Configurer un modèle de rapport de type Risque – Document unique simplifié ou Risque - Document unique simplifié (My SigmaRH) dans lequel vous ajouterez les champs de votre choix.

2.Sélectionner ce modèle de rapport dans la configuration des documents produits par le système.

Produire un document unique simplifié (à partir du menu Rapport de type document unique (temps réel))

1.Choisir AT & Risques > Rapport de type document unique (temps réel) dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer Ajouter.

3.Préciser les paramètres de production.

Paramètre

Explications

Quel type de modèle de document unique voulez-vous produire?

Choisir Simplifié.

Astuce

Note : Si vous choisissez Complet, vous pourrez produire un document unique où vous pourrez configurer vos paramètres d'impression.

Pour quelle période de temps souhaitez-vous produire le document?

Sélectionner la date de début et la date de fin délimitant la période prise en compte pour la production du document unique.

Par défaut, le document unique est produit pour l'année précédent la date du jour. Cependant, vous pouvez, au besoin, modifier cette période.

Exemple

•Le document unique est produit le 10 décembre 2014.

•Par défaut, la date de début sera le 10 décembre 2013.

•Par défaut, la date de fin sera le 10 décembre 2014.

Sélectionner les unités de travail qui seront présentes dans le document

Préciser les unités de travail devant être prises en compte pour la production du document unique.

•Choisir Inclure toutes les unités de travail présentes dans la structure administrative sélectionnée pour que toutes les unités de travail soient prises en compte. Cette option est choisie par défaut.

•Choisir Sélection manuelle des unités de travail si seulement certaines unités de travail doivent être prises en compte. Sélectionner ensuite ces unités de travail en cliquant Ajouter.

oCocher les cases des unités de travail qui doivent être prises en considération, puis cliquer Sélectionner.

oAu besoin, cliquer Sélectionner tout pour que toutes les unités de travail soient sélectionnées.

oAu besoin, cocher la case Inclure les unités de travail individuelles pour permettre la sélection des unités de travail ajoutées lors de la création de risques individuels.

4.Cliquer Produire le DU, puis choisir le format d'impression (Excel (XLS ou XLSX), HTML, PDF).

Résultat :

•Si le format choisi est PDF, le système affiche le document unique simplifié dans l'outil de visualisation de fichier. Utiliser les fonctions d'impression de cet outil pour obtenir une copie papier.

•Si un autre format est choisi, le système télécharge le document unique simplifié. Enregistrer le fichier, puis utiliser les fonctions d'impression habituelles pour le format sélectionné.

Produire un document unique simplifié (à partir du menu Risques, évaluations et suivis)

1.Choisir AT & Risques > Risques, évaluations et suivis dans la barre de menus.

2.Vérifier les filtres appliqués dans les fenêtres flottantes secondaires.

Astuce

Note : Le document unique sera généré pour les risques affichés dans l'écran de recherche.

3.Cliquer Rapport de type DU.

4.Préciser les paramètres de production.

Paramètre

Explications

Quel type de modèle de document unique souhaitez-vous produire?

Choisir Simplifié.

Astuce

Note : Si vous choisissez Complet, vous pourrez produire un document unique où vous pourrez configurer vos paramètres d'impression.

Pour quelle période de temps souhaitez-vous produire le document?

Sélectionner la date de début et la date de fin délimitant la période prise en compte pour la production du document unique.

Par défaut, le document unique est produit pour l'année précédent la date du jour. Cependant, vous pouvez, au besoin, modifier cette période.

Exemple

•Le document unique est produit le 10 décembre 2014.

•Par défaut, la date de début sera le 10 décembre 2013.

•Par défaut, la date de fin sera le 10 décembre 2014.

5.Cliquer Produire le DU, puis choisir le format d'impression (Excel (XLS ou XLSX), HTML, PDF).

Résultat :

•Si un autre format est choisi, le système télécharge le document unique simplifié. Enregistrer le fichier, puis utiliser les fonctions d'impression habituelles pour le format sélectionné.

Produire un document unique simplifié (à partir d'un dossier d'employé)

1.Choisir Salariés > Dossiers des employés dans la barre de menus.

2.Cliquer l'hyperlien du dossier requis.

Astuce

Note : Le document unique sera généré pour les risques s'appliquant à cet employé, qu'il s'agisse des risques individuels s'appliquant à cet employé, des risques présents dans les unités de travail auxquelles l'employé est associé directement ou indirectement par l'entremise du poste auquel il est affecté, si ces unités de travail ont été associées à un poste.

3.Dans la fenêtre flottante secondaire Liens utiles, cliquer Document unique simplifié.

4.Préciser les paramètres de production.

Paramètre

Explications

Quel type de modèle de document unique souhaitez-vous produire?

Choisir Simplifié.

Astuce

Note : Si vous choisissez Complet, vous pourrez produire un document unique où vous pourrez configurer vos paramètres d'impression.

Pour quelle période de temps souhaitez-vous produire le document?

Sélectionner la date de début et la date de fin délimitant la période prise en compte pour la production du document unique.

Par défaut, le document unique est produit pour l'année précédent la date du jour. Cependant, vous pouvez, au besoin, modifier cette période.

Exemple

•Le document unique est produit le 10 décembre 2014.

•Par défaut, la date de début sera le 10 décembre 2013.

•Par défaut, la date de fin sera le 10 décembre 2014.

5.Cliquer Produire le DU, puis choisir le format d'impression (Excel (XLS ou XLSX), HTML, PDF).

Résultat :

•Si un autre format est choisi, le système télécharge le document unique simplifié. Enregistrer le fichier, puis utiliser les fonctions d'impression habituelles pour le format sélectionné.

Produire un document unique simplifié (à partir d'un poste)

1.Choisir Structures > Gestion des structures organisationnelles dans la barre de menus.

2.Accéder à la structure organisationnelle requise.

3.Cliquer l'hyperlien du dossier requis.

4.Accéder au poste requis.

Astuce

Note : Le document unique sera généré pour les risques présents dans les unités de travail qui ont été associées à ce poste.

5.Dans la fenêtre flottante secondaire Liens utiles, cliquer Document unique simplifié.

6.Préciser les paramètres de production.

Paramètre

Explications

Quel type de modèle de document unique souhaitez-vous produire?

Choisir Simplifié.

Astuce

Note : Si vous choisissez Complet, vous pourrez produire un document unique où vous pourrez configurer vos paramètres d'impression.

Pour quelle période de temps souhaitez-vous produire le document?

Sélectionner la date de début et la date de fin délimitant la période prise en compte pour la production du document unique.

Par défaut, le document unique est produit pour l'année précédent la date du jour. Cependant, vous pouvez, au besoin, modifier cette période.

Exemple

•Le document unique est produit le 10 décembre 2014.

•Par défaut, la date de début sera le 10 décembre 2013.

•Par défaut, la date de fin sera le 10 décembre 2014.

7.Cliquer Produire le DU, puis choisir le format d'impression (Excel (XLS ou XLSX), HTML, PDF).

Résultat :

•Si un autre format est choisi, le système télécharge le document unique simplifié. Enregistrer le fichier, puis utiliser les fonctions d'impression habituelles pour le format sélectionné.

Visualiser un document unique simplifié produit dans le passé

Tous les documents uniques simplifiés produits dans le passé peuvent être conservés pour consultation future.

1.Choisir AT & Risques > Documents uniques dans la barre de menus.

2.Cliquer Visualiser dans la colonne Rapport simple.

Résultat :

•Si un autre format est choisi, le système télécharge le document unique simplifié. Enregistrer le fichier, puis utiliser les fonctions d'impression habituelles pour le format sélectionné.

Voir aussi...

Configurer l'affichage du document unique simplifié

Gérer les documents uniques complets (officiels)

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